【生き残る】With&アフターコロナのオフィス戦略を徹底解説!filter【生き残る】With&アフターコロナのオフィス戦略を徹底解説!

【生き残る】With&アフターコロナのオフィス戦略を徹底解説!

「コロナ禍でオフィス戦略をどうすればいいのか悩んでいる。よい方法があれば知りたい。さらに、アフターコロナのことも考えて、どうしていくべきか参考にできる方法も知りたい。」こんな悩みを持つ方向けに、With&アフターコロナのオフィス戦略についてまとめています。

当記事では、コロナで激変した働き方事情から、Withコロナとアフターコロナのオフィス戦略、オフィス戦略を実行する際の注意点まで解説しています。今回のような急激な変化にも生き残れるように、ぜひ参考にしてみてください。

劇的に変化したコロナ禍の業務環境

2020年から日本にも本格的に感染拡大してきたコロナウィルス。その影響は凄まじいものがあります。2021年7月末にはオリンピックで沸く日本で、1日の全国感染者数が初めて1万人突破しました。高齢者へのワクチン接種が急速におこなわれ、若年層への接種が普及しつつある中でも感染者数の増加が見られます。従来のコロナウィルスだけではなく変異種も多く出てきているため、従来のワクチン自体の効果に不安を覚えることも少なくありません。

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そんな急速に拡大、変化してきたコロナウィルスとともに、企業や人々の働き方も様々な変化を求められました。コロナウィルスの感染拡大を抑える一番の方法は「人と人が密にならない環境を作ること」です。つまり、これまで通り会社へ出勤するという行動が感染リスクにつながってしまうため、テレワークなど会社以外の自宅やカフェなどで仕事をおこなう働き方が急速に普及してきました。テレワーク以外にも、フレックスタイム制や時短勤務制度など働き方の多様性も広まっています。

こうした働き方の多様性が求められるようになったため、オフィス自体の存在価値が以前よりも薄れてきています。出勤の必要もなく、オンラインである程度の業務がおこなえるのであれば、オフィスの必要性をそれほど感じなくなるでしょう。しかし、オフィスには最低限の役割があるので、完全にオフィスを活用しなくなることはありえません。ですから、オフィスを残しつつWithコロナの変化に合った戦略を意識し、実行していくことで生き残らなければいけません。

オフィス戦略変化の重要性を意識する人が増加

企業のCRE戦略に長けているJLL日本が2020年5月に、403の企業に対して「緊急事態宣言解除後に、オフィス環境は変わっていくか?」というアンケートをおこないました。

『緊急事態宣言発出から1カ月が経過した5月11日-24日に、 JLL日本では企業アンケート調査(回答数403)を実施した中、「緊急事態宣言解除後、オフィス環境は変わっていくと思うか?」との問いに対して「変わる」と回答が81.9%を占める 結果となった。』
引用:Withコロナ時代のオフィス戦略とは?

上記の結果からも、早期の時点でオフィス戦略変化の重要性を意識している人が多いことが分かります。そして、現在2021年の7月時点では、柔軟な対応で早急にオフィス戦略を進めてきた企業は生き残っています。逆にこの変化に適応できなかった企業(主に小規模事業者)の多くは、倒産しているという事実があります。帝国データバンクによれば、コロナ関連倒産の件数は2020年5月時点で155件だったのに対し、2021年7月は1843件と大幅増加しています。先の見えない中で、これまでのやり方をガラッと変化させていくことは、もちろんリクスも伴います。そんな中でも、先を見据えて準備をしていくことの重要性は、生き残っている企業を見れば明らかです。これまでどおりの戦略が通用しづらくなった今、一体どのようなオフィス戦略をしていけばいいのかを解説します。

Withコロナ時代のオフィス戦略

Withコロナでは、オフィス戦略がどう変化していったのか?どのようなオフィス戦略が必要なのかを解説します。

LOCKDOWN

働き方の多様性を意識する動きが加速

コロナ禍以前は、政府が打ち出した「働き方改革」の影響を受けて、IT関連企業や一部の企業で働き方改革を積極的におこなっていました。働き方の多様性を意識することは、社員のストレス軽減や自由度を高めて生産性を上げたり、コスト削減などの効果があります。こうした働き方を重視していた企業の多くは、メディアにも取り上げられ成功事例も多くありました。

そしてWithコロナ時代に突入し、密を避けるためのオフィス戦略として「テレワーク」などの働き方が再注目されます。これまで積極的に導入していた一部の企業のみならず、コロナ禍を生き残るための事業継続を目的とした導入が急速に増えてきました。この背景には、これまでの戦略が通用しなくなり、目に見えて経営が苦しくなる状況を目の当たりにしている企業が多いからです。今後、似たような状況が起こったとき、多様な働き方の導入など柔軟なオフィス戦略を意識する企業が増えています。

テレワークの活用

テレワークは、近年広まっている働き方の1つです。Tele(遠い・遠隔)とWork(仕事)の造語で、インターネット環境とPCがあれば、会社以外の場所でも業務をおこなえるのが特徴です。基本的には自宅勤務が多く、会社によってはシェアオフィスなどでもおこなうことができます。このテレワークこそ、オフィス戦略として積極的に導入していきたい働き方です。

コロナ禍において、感染リスクを抑えるのに一番効果があるのは「人と接触しないこと」です。ですが、企業は業務をおこなわないと売上は上がりません。そこで、テレワークの活用です。先ほども解説したように、基本的には自宅勤務となりますので、通勤や会社での接触頻度を抑えることができます。Withコロナでは、最も効果的で低リスクな働き方と言えます。

さらに、テレワークは活用次第で企業にとっても生産性アップにつながる、働き方として注目されています。例えば社員の通勤ストレス緩和、遠方の優秀な人材確保、オフィスのコスト削減などなど、様々なメリットがあります。もちろんデメリットはあるものの、Withコロナでの働き方ではメリットの多さから、様々な企業が導入しています。

コミュニケーションツールの導入

Withコロナのオフィス戦略としてテレワーク導入を進めるにあたり、必要不可欠なツールがあります。それは遠方でもストレスなくやり取り可能な、コミュニケーションツールです。コミュニケーションツールの有名どころは「Skype」「ChatWork」「Slack」「Microsoft Teams」「Google Meet」などがあります。チャット機能、ビデオ通話、画面共有、タスク管理など、ビジネス利用で活用できる機能を兼ね備えたツールの導入は必須です。しかも、大体のツールは有料プランを選択しなければ、無料で利用することができます。電話だけでは伝えきれない部分は、ビデオ通話や画面共有することで、しっかりと相手に伝えることができます。

遠方とのコミュニケーションで問題になりやすいのは、お互いの認識違いでしょう。その場にいればサクッと伝わることが、テレワークでは状況により伝わりづらいことがあります。すぐに質問したいという状況でも、同じ部署の相手であってもスケジュールを把握していないと、タイミングよく質問できません。このように注意する点はありますが、業務がスムーズにおこなえるレベルまで構築できれば、かなり快適な環境を手に入れることができます。

オフィスの分散化と縮小化

Withコロナ以前からも、サテライトオフィスを設置するなどオフィスの分散化をおこなっている企業はあります。ですが、コロナの感染拡大を受けて、オフィスを分散化させるだけではなく、縮小化させる戦略も増加しています。オフィスを分散・縮小させることは人との接触頻度を下げることができ、テレワーク同様に効果的なオフィス戦略と言えるでしょう。

他にも分散化・縮小化することで得られるメリットがあります。分散化させて郊外や地方にもサテライトオフィスを設置することで、広範囲で人材を確保しやすくなります。さらに、オフィスあたりのコストもシェアオフィスを活用すれば削減できるでしょう。中にはメインオフィスを最低限まで縮小化させた結果、全員テレワークという企業もあります。優秀な人材を確保しやすくなるという生産性アップに加え、オフィスのコスト削減もおこなえるという、Withコロナ時代にとっては効果的なオフィス戦略です。

アフターコロナのオフィス戦略

コロナが終息したあとのアフターコロナでは、どのようなオフィス戦略が最適なのか?Withコロナでのオフィス戦略の変化も加味して解説します。

オフィス戦略

Withコロナ時代のオフィス戦略は根付く可能性が高い

Withコロナ時代では多くの企業が生き残るため、これまでとは違うオフィス戦略を実施しています。このオフィス戦略は、今後も根付いていくことでしょう。なぜなら、今回のような世界的なパンデミックや何かしらの影響は、いつ起こるか分からないからです。柔軟に対応できないと生き残れないという事実を、Withコロナで体感していることも挙げられます。

定着しつつあるテレワークやオフィス分散化・縮小化などのオフィス戦略は、こうした不測の事態にこそ真価を発揮しています。これらのメリットは、企業のみならず社員にとってもプラスになります。もちろんコロナが終息すれば、Withコロナ時代よりもテレワーク人口や頻度の割合、オフィス分散化・縮小化の傾向は減少するかもしれません。ただ、アフターコロナでも活用できますし、今後のリスクを考えても根付いていく可能性は高いです。

対面コミュニケーションの重要性

アフターコロナでは、オフィスでの対面コミュニケーションが重要になります。オンラインでのビデオ通話の有用性はありますが、やはり対面でのコミュニケーションができるオフィスでアイデアやイノベーションは生まれやすいからです。ビデオ通話で相手は見えますが、対面でしか生まれない緊張感、細かい感情の変化や雰囲気は分かりません。こうした環境の中では、対面よりも参加意識が低くなりがちで限界があります。

リアルで対面することで生まれる緊張感や信頼感なども、アイデアやイノベーション創出に必要な材料と言えます。オンラインだけでは生まれづらい環境は、やはりリアルでの対面でしか生まれません。アフターコロナでは対面の環境を確保しつつ、オンラインでのビデオ通話も積極的に活用していくといいでしょう。アナログな部分とデジタルな部分のバランスを、時代の変化によって調整することが大切です。

生産性を高めるオフィスの在り方

これまで日本のオフィスは「ただ仕事をできればいい」という、必要最低限の環境を構築する企業が多く存在してきました。確かに、オフィスにこだわる必要のない業種や職種はあります。ですが、Withコロナでオフィスの在り方を見直すきっかけが生まれ、この状況下でも事業を継続させて「より生産性を高めるためにどうすべきなのか」を考える企業が増えました。ですが、実際にどのように変化していけばいいのか、分からないという企業もあるでしょう。近年では、先進国の大企業などの影響を受けて、オフィスの生産性を高めるための在り方を重視する企業が増えていきました。

生産性を高めるオフィスのヒントは、Google・Apple・Amazonなどのアメリカ先進企業に多くあります。これらの企業は優秀な人材確保のために、よりクリエイティブで生産性をアップさせるためのオフィス戦略をおこなっています。社員にとって働きやすい環境を提供することは優秀な人材確保のみならず、長期目線で見たときも人材を育てていく環境としても必要です。こうした先進企業は、コロナ以前からも環境構築に取り組んでいるため、Withコロナであってもアフターコロナであっても、その戦略に大きな違いを出すことなく事業継続していけるでしょう。安定性確保の面から見ても、生産性を高めるオフィスの在り方を考えておく必要があります。

生き残るためのオフィス戦略を考えよう

コロナ対策

コロナウィルスの存在は世界的に大きな影響を与えたと同時に、こうした不測の事態を生き残るためのオフィス戦略を考えて実行する、きっかけにもなりました。事前にテレワークやオフィス分散化などを積極的に取り入れていた企業は、Withコロナでもそれほど大きな混乱はなかったかもしれません。ただ、全てがオンラインで完結できればいいというわけでもなく、やはり対面ならではのメリットがあるのも事実です。Withコロナで経験し構築した戦略を活かしつつ、アフターコロナでは対面コミュニケーションやオフィスの在り方を考えることが大切です。時代や状況に柔軟に適応できる企業が、今後も生き残っていくでしょう。当記事で、今後のオフィス戦略について考えるきっかけになって頂けたら幸いです。

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