オンライン(WEB)会議のデメリットは？無料ツール・アプリや設備など解説！

「オンライン(WEB)会議を導入する企業が増えているみたいだけど、実際にどうなんだろう？環境構築は大変なんだろうか？詳しく知りたい」という悩みを持つ方向けに、オンライン(WEB)会議についてまとめています。

当記事では、オンライン(WEB)会議の基本的な部分から、メリットやデメリット、必要な設備、無料ツールまで解説しています。まだまだ、導入している企業の方が少ないですが、有効活用すれば業務効率が上がりますので参考にしてみてください。

オンライン(WEB)会議とは？

オンライン(WEB)会議とは、インターネット回線を利用して、遠方にいる相手と「音声・カメラ映像・資料・PC画面」など、リアルタイムに共有しておこなえる会議のことです。会社にいながら自宅でテレワークしている社員との会議、外出先からクライアントとの商談など、幅広い活用方法があります。これまで導入されている「テレビ会議」は、会議室で専用の端末や回線を用意しなければならず、導入コストもそれなりに必要で自由度も高くありませんでした。

ですが近年の働き方改革やWithコロナでの、オンライン(WEB)会議需要の高まりにより、テレビ会議よりもメリットがあるとして普及しています。導入している企業は増えていますが、まだ導入していない企業も多いのが現状です。今回ご紹介するメリットやツールなどを活用すれば、テレビ会議よりも気軽に導入することができます。導入自体も難しくないため、ITが苦手という企業も活用しやすいです。

WEB会議・リモート会議との違い

オンライン会議とよく似ている言葉として「WEB会議」「リモート会議」があります。これらとオンライン会議との違いは、明確に区別されているわけではありません。それぞれ本来の意味合いは、オンラインが「パソコンなどの機器がインターネットに接続している状態」、WEBが「インターネット上のテキスト・画像・動画などを結びつける」、リモートは「遠隔・離れた」です。ただ、共通しているのは、インターネット通信とオンライン会議ツールを利用して遠方の相手と会議ができるという部分。呼び方は様々ですが、どの言葉も同じ意味合いで使用されることが多いです。

オンライン会議のメリット

オンライン会議には、様々なメリットがあります。それぞれ、詳細に解説します。

場所にとらわれない

大きなメリットの1つとして、インターネット環境とパソコンなどの機器があれば、場所にとらわれず会議可能です。自宅・会社・カフェ・シェアオフィスなど、様々な場所から会議をおこなったり、参加したりできます。必要な機器はパソコンだけではなく、モバイル機器（タブレットやスマートフォン）などでも参加できるため、会議の自由度はかなり高くなっています。後にご紹介する無料ツールを使用することで、面倒な手間も設備も必要なく手軽にオンライン会議ができることもあり、場所を選ばない会議方法として注目されています。

移動時間を削減できる

場所にとらわれないというメリットにつながり、会社に出社しなくても会議に参加できることから、会社への移動時間自体が削減できます。例えば「外回りで直帰予定だったのが、急な会議だけのために会社に戻らなければいけない」といった場合、会社に戻る時間を削減して近くのカフェなどで参加することができます。対面で会議をする際は、参加者全員が会社にいる必要があり、それぞれが外出していると容易におこなえません。ですが、オンライン会議だと、遠方でも状況次第で参加できるため自由度が高く、移動時間を削減することができます。

テレワークにも最適

Withコロナで導入する企業が増えているテレワークでは、自宅やシェアオフィスなど会社以外での業務が発生するため、オンライン会議が有効です。会議への参加はパソコンでおこなえ、無料で参加することも可能です。参加時にカメラなどの機器は必要になりますが、ほとんどの場合はパソコンに内蔵されているカメラなどで十分です。特殊な設備は必要ないため、個人でも気軽に会議を開いたり参加することができます。

資料の手間が減る

オンライン会議では、資料をオンラインでやり取りすることができます。つまり、PDF・Word・Excelなどのファイルでやり取りできるため、紙資料準備や配布に必要な手間が減ります。紙資料であれば、WordやExcelなどで作成した資料を、印刷してまとめる必要があります。ですが、オンライン会議では紙へ印刷する必要がなく、ファイルをまとめてオンラインで添付することができます。紙の資料よりも早く相手に見せることができ、管理も非常にしやすいです。保管スペース削減にもつながります。

コスト削減につながる

オンライン会議では、パソコンで作成した資料を添付して、相手に送ったり見せることができます。オンライン会議が多くなるということは、紙資料の需要が減るということです。つまり、印刷代・コピー用紙代・インク代などのコストも減らすことが可能になります。実は、こうした費用面のコスト削減だけではありません。オンライン会議が増え、パソコン内で作成した資料はフォルダ分けして、整理することができます。つまり、紙資料よりも保管コストがかからず、分かりやすく管理できることで探す時間の削減も可能になります。

オンライン会議のデメリット

オンライン会議には、デメリットも存在します。それぞれ詳細に解説します。

対面より雰囲気や表情が分かりづらい

対面でおこなう会議よりも、雰囲気や表情がわかりづらい傾向にあります。1～3人程度であれば画面に映る相手の顔も見やすいですが、それ以上の人数になれば一人当たりの画面面積が小さくなります。さらに、オンラインという気軽さの反面、現場でしか体感できない雰囲気が伝わりづらくなります。会議では対面で臨場感や表情などを体感しながら議論することで、アイデアなどが生まれやすくなることがあります。Withコロナで対面は控えるべきですが、やはり重要度の高い内容になる場合は、徹底した対策のもと実施している企業もあるようです。一方で、オンラインでの商談や打ち合わせなどを導入している企業があるため、環境や内容次第で導入することも検討しましょう。

通信環境が悪いとストレスになる

オンライン会議は、インターネット通信とパソコンなどの機器を利用しておこなわれます。この環境が整備されていなければ、スムーズな会議がしづらくなります。相手との会話で遅延が発生したり、共有する資料を送る際に時間が掛かってしまうなどのデメリットがあります。効率的な会議をおこなうためのオンライン会議ですが、インターネット通信の環境によってはストレスになるかもしれません。自社で環境を整えていても、クライアント側の環境が整っていないという場合もあり、対策の範囲が限定されてしまうこともあります。ですから、自社で対策できる範囲は環境を整えておくことが肝心です。

設備導入時にコスト増加の可能性がある

オンライン会議をおこなう際には、パソコンやモバイル機器、Wi-Fiなどの通信環境、オンライン会議ツールなどが必要になります。初期導入では、これらの機器やツールを揃えるのにコストが増える可能性があります。テレワーク時にはセキュリティを考慮して企業側で対策済みのパソコンやモバイル機器を用意したり、有料ツールを使用する場合の導入費用などが掛かります。ただ、自社に貸与できるパソコンやモバイル機器があり、無料ツールを導入することでコストを抑えて導入することができます。元々、テレビ会議よりも手軽でコストが少なく住むため、状況次第ではコストがそれほど増加しません。

全ての人に有効という訳ではない

オンライン会議を導入する際や、使用する際には少なからずITの知識が必要になります。通信環境の状況を把握できたり、簡単にでもツールの使い方を理解していたりと、オンライン会議をおこなう必要最低限の知識は必要です。自社では対応できても、クライアント次第ではオンライン会議に抵抗がある方がいるかもしれません。この場合、導入や導入後にもスムーズな会議ができない場合があります。そういった状況では、強制することはできないですが、提案という形で打診してみるのはいいかもしれません。理解が得られれば業務効率化を図れるようになります。

オンライン会議で必要な設備

オンライン会議をする際に「必要なもの・あれば便利なもの」を解説します。

PC・モバイル機器

オンライン会議をする際に、必ず必要になるのがパソコン・モバイル機器です。これらの機器を使用して会議をおこなうため、必須のアイテムです。ハード面ではカメラやマイク・スピーカーも搭載されているため、オンライン会議ツールの導入だけで利用することが可能になります。ただし、機器の状態によっては別で、カメラやマイクなどを用意することが好ましい場合もあります。

ポケットWi-Fi

テレワークしている社員で自宅にインターネット環境がない場合は、手軽に構築できるポケットWi-Fiを用意する企業もあります。据え置き型の「ホームタイプ」と持ち運び可能な「モバイルタイプ」があります。モバイルタイプであれば持ち歩くことが可能なため、Wi-Fi環境を外出中でも利用できます。ポケットWi-Fiを選ぶ際は、提供サービス会社の通信エリア内であること、業務に必要な通信速度（HD画質のビデオ通話であれば1.2〜1.5Mbpsが目安）の確認とポケットWi-Fiの通信速度、セキュリティを意識しましょう。セキュリティが高い「WPA2」に対応しているものを選択するといいでしょう。

カメラ

カメラはパソコンやモバイル機器にほとんど付いていますが、付いていなかったり、中には画質があまりよくないカメラがあります。その際には、資料を共有して見る場合など見づらく、業務効率が低下する可能性があります。ですから、カメラに関して最低でも画素数が100万以上で、解像度は720p以上のWEBカメラを用意するのが好ましいです。

イヤホン・ヘッドフォン・スピーカー

パソコンやモバイル機器に付いているスピーカーでも、機種によっては音質が悪く相手の声を聞き取りづらい場合があります。さらに、自宅以外ではスピーカーで音声を垂れ流しにはしづらいため、イヤホンやヘッドフォンが必要になるでしょう。基本的にイヤホンやヘッドフォンの方が、音声は聞き取りやすいため必要に応じて用意しておきましょう。低価格なものから高価格なものまでありますが、オンライン会議用であればコスパ重視で選びましょう。

マイク・ヘッドセット

マイク・ヘッドセット

機器に標準で搭載されているマイクに関しても、機種によって音質が悪いものがあります。相手には声が籠もり気味で、大事な内容が伝わりづらいこともあります。業務効率が悪くなる原因になりますので、標準のマイク音質が聞こえづらければ、新たにマイクやヘッドフォンと一体化しているヘッドセットを用意しましょう。各メーカー様々な機種が出ていますが、安ければ安いなりの音質で、高いほど良い音質と言えます。ただし、高価格帯のマイクでは、素人では分からないレベルの違いという場合もあるので、コスパ重視で選ぶことをオススメします。

オンライン会議で使える無料ツール＆アプリ

オンライン会議で活用できる、無料ツールを4つご紹介します。

Zoom

Zoomはビジネスに最適化されたツールであり、多くの企業でも活用されています。OSやブラウザ、使用端末ごとにアプリも用意されています。チャット機能はもちろん、ビデオ通話はもちろん、ファイル共有やグループセッションなどおこなえます。小規模であれば無料でも使え、規模が大きい利用者向けの有料プランもあります。

Skype

Skypeは、世界中で利用者数の多いオンラインコミュニケーションツールとして有名です。ビデオ通話やチャット機能、ファイルや画面共有などの機能が豊富です。ブラウザからSkypeを開くことも可能で、Skypeをダウンロードしていない相手でも無料でつかうことができます。数十人規模での会議にも使えるツールです。アプリ版もあり使い勝手も良いです。

ChatWork

ChatWorkも、ビジネスに特化させたオンライン会議ツールとして人気で、アプリ版もあります。チャットはもちろんビデオ通話、タスク管理、マイチャット（自分用にメモを残す場合にも活用できる）など揃っています。無料版ではグループチャットの上限数が限定されていたりと、大規模に使用するには制限があります。規模にあった有料プランが用意されています。

GoogleMeet

GoogleMeetは、検索するかGmail内から手軽にオンライン会議がおこなえます。Gmailのブラウザ版でもアプリ版でもGoogleMeetのカメラアイコンがあり、新規作成することも参加することも可能です。ビデオ通話やチャット、ホワイトボード機能やGoogleカレンダーとの連携などが可能です。Googleのサービスを活用している方にとっても、それ以外の方でも便利なオンライン会議ツールです。

オンライン(WEB)会議を有効活用しよう

近年の働き方改革やWithコロナの影響により、テレワーク需要が高まってきました。その中で、より業務効率を高める目的で導入が増えているオンライン会議。業務効率化が図れる一方で、オンラインならではのデメリットもあります。ですが、対処しきれないデメリットばかりではないため、有効活用することでメリットが際立ちます。無料ツールを活用することで、数十人程度の小規模であればコストも抑えられます。当記事で、オンライン会議について理解を深めて頂けて、導入の参考になれば幸いです。