【無駄を排除】作業効率を個人・法人で上げる7つの方法を解説！
「仕事が遅い社員の作業効率を上げたい。会社としても全体的に作業効率を上げて、さらに生産性をアップさせたい」と悩んでいる方向けに、作業効率についてまとめてみました。
当記事では、作業効率の基本から、得意な方の特徴、上げるための7つの方法や注意点などを解説しています。作業効率上げることは、結果的に生産性や売上向上にもつながりますので、ぜひ参考にしてみてください。
作業効率とは？
まずは作業効率とは、どんなものなのかを解説します。当たり前のように知っている単語でも改めて認識することで、より意識しやすくなるからです。作業効率は、読んで字のごとく「作業を今まで以上に、より少ない労力で、より短時間に完了できるかという指標」です。作業効率を考えて向上させる対策を実行しても、結果的に目に見える形で上がらなければ意味がありません。実施したものの、よく分からないままで「上がったつもり」になるのは中途半端になってしまいます。目に見える形で、結果が出るような対策をおこないましょう。
その一環として、分かりやすいのは作業効率が良い方の特徴を理解しておくことです。適材適所という言葉があるように、作業効率が良い方を見極めて仕事を振ったり、作業効率が悪い方の改善点を見つけやすくなります。個人レベルで改善していけば、全体へも良い影響が出やすくなります。
作業効率が良い方の特徴
作業効率が良い方は、どんな特徴があるのかを5つ解説します。
完璧主義ではなく7割主義
作業効率が良い方は7割主義を意識しています。作業効率は「少ない労力で早く完了できる」ことです。ビジネスの世界では、スピードが重視されがちですから、完璧主義ではなく7割主義の方が作業効率は上がります。7割程度のレベルまで完成させたら、提出してフィードバックをもらうことは大切です。特に初めて取り組む仕事では、いきなり完璧にこなせることは、まずありません。ですから、早めのフィードバックをもらって改善する回数を増やすことで、短期間で完璧に近い仕事ができるようになります。さすがに、5割程度の仕上がりでは足りないので、せめて7割程度のレベルに仕上げておきます。作業効率が良い方は、こうしたフィードバックをもらって改善するスピードが早い傾向にあり、短時間でもクライアントや上司が望む仕事を仕上げやすくなります。
質問ができる
作業効率が良い方は質問上手です。質問できることは「問題解決が早くなる」ということです。当たり前のような話ですが、その場で質問すれば解決することでも、なかなか聞けない方も多いです。日本人は「質問が苦手」という意見もあり、これは義務教育に影響があるとも言われています。集団を意識する日本の教育では、個が集団を乱すことは、あまり良しとされない教育がおこなわれてきたからです。そんな中だから「自分が知らないことを周りに知られたくない」「質問したら議論が長引く」といった、周りへの影響を気にしがちです。そして、和を乱す者に対しては「異質な存在」と認識する雰囲気もあるでしょう。だからこそ「質問する」という行為に恐怖を感じ、小さい頃から質問する練習が少ない傾向にあるため、質問下手だと言われているようです。とある外資系コンサルティングファームの社員は「分からなくても積極的に発言する」「分からないことはすぐに聞く」という教育をされているとのことです。元々の質問下手を克服するためには本人の努力以外にも、周りの「質問は歓迎」という環境や、雰囲気を作ってあげるのも大切です。
作業に対する目的が明確
作業効率が良い方は目標が明確です。その作業に対する最終目的を明確にすることで、達成までの小さなタスクも明確になっていきます。逆算してやるべきことがハッキリしていれば、迷うことがなくなるでしょう。これもビジネスマンとしては基本的な部分ですが、無意識下でおこなえる方は多くないかもしれません。目的が定まっていれば、途中でイレギュラーな事態が起きてもブレることが少ないです。問題がなければ迷いなく突き進むことができます。ですから、最終目的を明確にすることから始め、その過程でどんなタスクが必要なのかを認識させることが大切です。もしタスク管理や進捗管理表などのツールを作成したり、サービスを導入していない場合は、活用することで目に見えて目的が分かりますので導入を検討しましょう。
優先順位が付けられる
作業効率が良い方は仕事の優先順位が付けられます。こちらも基本的な部分ではあるものの、仕事が立て込んでくると迷ってしまう方が多いのではないでしょうか。仕事の優先順位は、その仕事に関わっている方にしか分かりづらいため、どうしても自身で把握しておく必要があります。頭の中では意識していても、手帳や予定表などに優先順位を自分なりに付けておくと分かりやすいでしょう。人は基本的に3つ以上のことは意識しづらく、未完の仕事に関しては気になってしまう傾向になります。優先順位の低いとは言えど、未完の仕事が気になってしまうようなら、優先順位の高い仕事のスキマ時間でこなしたり、できる時にまとめて終わらせるのがオススメです。そうすれば、確実に未完の仕事は減っていくため、優先順位の高い仕事にも集中して取り組むことができます。優先順位を付けてスキマ時間を活用することは、作業効率を上げるには必要です。
人の意見を柔軟に聞ける
作業効率の良い方は人の意見を柔軟に聞けます。結果が出ていないのに、柔軟に人の意見を聞かないままでは、さらに状況は悪化します。自分の感覚や視野で考えられることというのは、案外少ないものです。だからこそ「ある程度の行動や結果を残したら」さらに質を上げるため、第三者の客観的な意見を柔軟に取り入れるのは大切です。失敗しやすい方に多いのが、ある程度の経験があるため自分のやり方に固執してしまうことです。これが芸術家など、その方の個性を重視する職種であれば問題ないでしょう。ですが、業種によっては変化するスピードが早く、これまでのやり方が通用しない状況になることもあります。そんな時に、一度試して結果が出なかったら、これまでのやり方に固執し続けるのは作業効率が良いとは言えません。様々な方の意見を取り入れ、改善していくほうが作業効率は上がりますので、意識したい部分です。
作業効率を上げる7つの方法
ここからは、個人でも法人でもできる作業効率を上げるための方法を7つ解説します。
1.日頃から整理整頓をする
資料にしろ、普段使うツールにしろ、探す手間ほど無駄なことはありません。例えば、1日に何かを探す時間がトータルで10分あったとしましょう。それが1ヶ月（30日と仮定）改善されないまま過ごしていたら、5時間もロスしていることになります。5時間もあれば、ちょっとした仕事なら終わらせることも可能でしょう。これが半年になれば30時間、1年では60時間です。普段は小さすぎる時間でも、トータルで見れば大きな無駄になります。ですから、日頃から資料やツールなどの整理整頓をし、どこに何があるのかを把握することは大切です。
2.優先順位を把握する
作業効率が良い方の部分でも記載しましたが、優先順位を把握しておくけば、無駄にあれこれ仕事に手を付けなくなります。優先順位が曖昧だと幅広く手を付けてしまい、結局は訳が分からなくなりキャパオーバーになりがちです。そうして、未完の仕事が増えるほど脳もパニックになり、余計に優先順位が把握しづらくなってしまいます。ですから、優先順位をしっかり把握して確実にこなしていくことが大切です。優先順位が高い仕事を3つほどピックアップして、それらを確実にこなせるようなスケジュール管理が必要です。あまりにも多いと、上記のようなパニック状態に陥りやすいので注意が必要です。
3.マニュアル化する
マニュアル化は作業効率において必須と言えます。特に新人教育や部署異動時など、新規の仕事をする際には効果を発揮します。要は誰にでも分かりやすいマニュアルがあれば、作業をスムーズにおこないやすくなるからです。ポイントは「誰が見ても」という部分です。マニュアルでは、誰がおこなっても同じ成果を出せなければ、あまり意味がありません。それで作業効率が上がらなければ、マニュアルの見直しが必要になるでしょう。ただし、マニュアルを完璧なものにするには、それなりに時間がかかります。状況は変化するものなので、その状況になって現れる問題や解決法などを、その都度アップデートしていく必要があるからです。その積み重ねで、より作業効率が上がるマニュアルが完成します。
4.仕事が早い方を観察し真似する
仕事が早い方は作業効率が良い方です。ですから、仕事が早い方は「どんな方法」で仕事をしているのかを、観察して自身にも取り入れてみましょう。一緒に仕事をする機会があれば、その姿を観察して自身とは何が違うのかを探すのも勉強になります。そういった方は、目に見える部分以外の細かい部分も意識していることがあります。ですから、直接聞いてみて教えてもらうのもいいでしょう。ただし、全ての方にその方法が合う保証はありません、自身で取り入れてみて効果が出なければ別の方法を試すなど、柔軟な姿勢が必要になります。そうして、仕事が早いと思う方を数人ベンチマークしておき、観察して取り入れることで自身の作業効率は、上がっていく可能性が高くなります。
5.優秀な人材を確保する
作業効率を上げるためには個人が努力する必要はありますが、法人としても社員を教育する以外の方法もあります。それが、優秀な人材を外部から確保することです。元々、仕事が早く優秀な方は、指示の意図を察する能力や、仕事を早く終わらせるためのノウハウなどが身に付いています。その代わり、優秀な人材ほどコストがかかります。社員を教育するにも時間や環境整備が必要となり、社内資源というコストが必要になります。どのみち、コストは必要だということを理解しておき、自社にとってどのような方法が効果的なのか検討してみましょう。コストがネックになるなら、優秀な人材を数名確保してベンチマーク対象として、他の社員の教育にも役立てるという方法もあります。そうした優秀な人材からは、観察するだけでも勉強になる部分はたくさんあります。
6.アウトソーシングを検討する
自社のリソースが手一杯であれば、アウトソーシングを検討すべきです。業務効率が悪い個人や法人でありがちなのは、自分や自社で全てやろうとしてしまうことが挙げられます。もちろん、それで完結できるのであれば素晴らしいことです。ただ、それにこだわるあまりに、納期が延びてしまったり、社員への負担が極端に増えるようであれば問題です。そういう時は、安心して任せられるアウトソーシング先を探して、コストや質などから判断して検討すべきでしょう。そうすれば、こちらの負担が減る一方で、仕事の納期や質は維持することが可能になります。コストはアウトソーシング先次第ですが、それで作業効率が上がるなら必要経費と考えるべきです。
7.効率化ツールを導入する
作業効率化ツールを導入することで、作業効率は上がります。ツールには様々なものがあります。どのPCからでもオンラインで資料のやり取りができる「Google Drive」「Dropbox」などのオンラインストレージ、テレワークや遠方の方とのやり取りがスムーズになる「ChatWork」「Slack」などのオンライン会議ツール、オンラインで契約書が安心して交わせる「クライドサイン」などの活用です。さらに、紙資料を全てPDF化することでも作業効率化になります。紙資料では保管の費用や探す手間、郵送のやり取りなどが発生しますが、PDFとしてオンラインで管理すればかなり楽になります。こうした各種ツールの活用でも作業効率は上がります。
作業効率を上げる際の注意点
作業効率を上げるために発生する、問題の注意点を解説します。
コスト増加の可能性がある
作業効率を上げるために優秀な人材確保や、ツール導入、環境構築する際には、それなりにコストが必要になります。それを導入したからといって、作業効率が確実に良くなる保証はありません。ですから、コストも考えて検討しましょう。ただ、何か改革をする際にはコストは必要になるため、必要経費として割り切ることも大切です。
作業効率化後は数ヶ月間は様子見する
作業効率化の対策をおこなったら、数ヶ月は様子見する期間が必要です。個人の意識改革や社員の教育、ツール導入後の効果などは、すぐには分かりません。ですから、最低でも数ヶ月感はじっくり経過を観察しておきます。その結果、良くなれば御の字ですし、変化がないなら改善しなければいけません。判断する期間は必要です。
作業効率を上げて快適に仕事しよう
作業効率を上げるためには、個人でも法人でもおこなえることは多くあります。作業効率が悪いと、生産性が下がり売上にも大きく影響します。自身や自社だけではなく、クライアントからの信頼も下がってしまう可能性まであります。ですから、現在の問題点をしっかり把握した上で、今回ご紹介した方法を検討してみてください。作業効率が上がれば、モチベーションもアップしますし、自身や自社の負担も軽減できるようになります。快適に仕事ができるようになれば、結果も自ずと付いてくるでしょう。当記事で、作業効率について理解が深まり、改善のお役に立てられれば幸いです。
