オフィス分散のメリット・デメリットは?実際の事例もご紹介filterオフィス分散のメリット・デメリットは?実際の事例もご紹介

オフィス分散のメリット・デメリットは?実際の事例もご紹介

「ウィズコロナでオフィス分散を検討している。具体的にどんなメリット・デメリットがあるのか知りたい。実際に導入している企業があれば、事例も参考にしたい」こんな悩みを持つ方向けに、オフィス分散についてまとめてみました。

当記事では、オフィス分散について知りたい方のために、基本的な部分からメリット・デメリット、分散時に意識したいポイント、実際の導入事例をご紹介します。デメリットはあるもののメリットも多いため、活用することで様々な恩恵を受ける可能性がありますので、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス分散が注目されるウィズコロナ時代

オフィスが分散されている会社

日本では働き方改革による「働き方の多様性」が、以前よりも認知されるようになりました。さらに、ウィズコロナに突入したこともあり、業種によっては終息するまで多様性を取り入れて、柔軟に対応する必要性が高い時代になりました。そこで注目されているのが「分散型オフィス」です。

集約型オフィスとの違い

集約型オフィスとの違いは「場所」です。集約型オフィスは、従来のどおり社員が一つの場所に集まり、一緒に仕事をするという形態です。分散型オフィスは、様々な場所にオフィスを分散させて、オンラインなどのツールを活用することで多様な働き方ができる形態です。

集約型オフィスのメリットは、コミュニケーションが取りやすく、社員の管理もしやすいなどの点です。デメリットは、固定費や社員の負担などが上がる点が挙げられます。さらに、ウィズコロナにおいては「密」状態を作り出してしまいます。一方、分散型オフィスは「密」の解消であったり、社員の生産性向上などのメリットがあります。もちろんデメリットもありますので、後ほど詳細に解説します。

オフィス分散の方法

オフィスを分散する際には、どんな方法があるのでしょうか?一般的に活用されている方法について解説します。

テレワーク

リモートワーク

近年、働き方改革やウィズコロナ対策として、導入する企業が増えたのは「テレワーク」です。オンラインツールなどを活用することで、場所にとらわれることなく自宅やカフェなどのオフィス以外で仕事をすることができます。社員一人一人の分散化が可能で、コスト削減にもつながります。

シェアオフィス

share office

シェアオフィスも近年、増えてきた働き方の一つです。通常の賃貸契約よりも安く、契約期間にも融通がある程度効き、手続きも簡略がされているオフィスを借りる方法です。シェアオフィスは立地のいい場所に借りれることが多く、通勤のしやすさやコスパを考えると分散型オフィスとしては最適な方法の一つです。

サテライトオフィス

サテライトオフィス

本社の支店や支社よりも小規模な分散をするなら、サテライトオフィスが有効です。サテライトオフィスは「都市型」「郊外型」「地方型」の3つに分けることができます。都市型は、都市部にあるオフィスのため利便性は一番です。郊外型は、いわゆる「ベッドタウン」にあるため、郊外に住んでいる社員や企業の固定費を考えてもメリットがあります。地方型は、地方の雇用を生んだり、家賃の安さや政府からの補助なども見込めます。

オフィス分散のメリット

これまでにも少し触れましたが、オフィス分散をした際のメリットを解説します。

コストカットができる

オフィス分散することで、コストカットが実現できます。大きなコストの一つにオフィスの家賃があります。集約型では、人数が増えるほど広いオフィスが必要になり、都心部にいくほど高額になります。売上に関係なく固定費として発生します。ですが、シェアオフィスなどの分散型オフィスにすることで、オフィスを縮小できるため家賃や光熱費などのコストカットが見込めます。社員の交通費を補助している場合でも、自宅もしくは自宅近所にオフィスを分散させてあげることで、交通費もカットすることが可能になります。

リスク分散が可能

天災であったり、何かしらのトラブルが合った場合、オフィスが分散化されていることでリスク分散になります。別の分散されているオフィスが残っていれば、そこで業務を再スタートすることが可能です。例えば、地震は特定の場所で発生しますので、別のオフィスには影響がないという場合もあります。見えないリスクに対して、事業継続させるための対策としても分散型オフィスは役に立ちます。

人材採用の幅が広がる

郊外や地方にもオフィスを分散させることで、社員にとって通いやすいオフィス勤務ができるようになります。つまり、選択の自由度が上がることで、本来は応募を見送っていた優秀な人材なども採用できる可能性があります。地方であっても、インターネットの普及により様々な学習や経験ができる時代です。地域を限定すると獲得できないような、眠っている人材を獲得できるチャンスが広がります。

生産性向上に繋がる

オフィスが分散されていれば、本社から遠い社員の通勤ストレスや疲労軽減になります。朝のギュウギュウな満員電車に揺られながらの数時間だったり、仕事で疲れてからの長時間運転など、通勤だけでもかなり疲弊します。こうしたストレスや疲労を軽減することは、仕事に対する集中力向上にもつながり、結果的に生産性も向上します。社員にとってより良い環境を提供できる方法としてもオススメできます。

交流が深まりビジネスチャンスが生まれる可能性がある

シェアオフィスを分散型オフィスとして活用することで、他業種との交流を深められるチャンスが生まれます。シェアオフィスでは個室が人気ですが、コワーキングスペースのような自由席もあり、そこでは様々な業種の方が仕事をおこなっています。同じ空間で仕事をする中で、休憩中などに交流が深まる可能性があり、自社や相手にとってもビジネスチャンスが生まれることもあります。ウィズコロナでは、多くの方との交流は避けるべきですが、こうした環境下でしか生まれない関係もあります。

ウィズコロナでは密の回避になる

コロナウィルスが終息するまでは、分散型オフィスの需要は高いでしょう。オフィスを分散しても事業をスムーズに継続させられる環境を構築できれば、社員が多く集まってできる密を回避しつつ、企業を存続させることができます。社員にとっても働き方の自由度が上がり生産性も向上しますし、企業にとってもコストカットできるなどのメリットが多いため、アフターコロナでも分散型オフィスは活躍するでしょう。

オフィス分散のデメリット

分散型オフィスにはメリットが多いものの、デメリットもありますので解説します。

コミュニケーション不足になる可能性あり

集約型オフィスとは違い社員が分散しているため、コミュニケーション不足によるすれ違いが発生する可能性があります。オンラインツールの活用で分散していても会議などをおこなえる一方で、個人的に細かい部分を少し聞きたいという点では融通が効きづらくなります。そうした部分で聞きたいことが聞けず、すれ違いが起こることもあり、業務し支障がでる場合もあります。スケジュールを共有したり、他の連絡手段で効率よく聞ける環境や解決する方法を模索する必要があります。

新たな環境構築の手間と費用が発生する

テレワークにしろ、シェアオフィスにしろ新たな環境を構築するには、手間と費用が発生します。環境構築もそうですが、社員が新しい環境に馴染むまで業務がスムーズに進まないリスクもあります。ですが、メリットを考えれば生産性向上やコストカットにつながる可能性が高いです。少しずつマニュアルを作成し、新たな社員でも対応できるようにしていくことで、スムーズに業務が進められるようになります。

セキュリティー面の不安がある

個人情報保護に厳しくなったご時世でもありますから、社員が外部に分散することはセキュリティー面の不安が残ります。自宅のPCのを使う場合、シェアオフィスの自由席を使う場合など、個人情報のみならず社外秘の情報なども心配です。分散する場合には、企業側でセキュリティー対策をおこなったPCやスマホなどの支給や、研修などによってセキュリティー意識を向上させておきましょう。さらに、分散しても社員を管理できる仕組みも考えておき、セキュリティー対策に力をいれましょう。

オフィス分散の事例

実際にオフィスを分散化している企業は、どのようにおこなっているのか?どんな成果が出ているのかを、事例を挙げてご紹介します。

りそな銀行

2019年7月から「サテライトオフィス化」を進めてきました。具体的には、支店の中にある利用頻度の少ないスペースを、遠方通勤者用にサテライトオフィスとして再整備して活用しています。希望する社員がいれば、通常の配属されている支店や本店に行かずとも、整備されたサテライトオフィスで仕事ができます。既存の空きスペースを有効活用することで、社員の負担軽減と利用頻度の低いスペースの有効活用を実現させました。

以前までは東京や大阪など11支店のスペースを活用した、サテライトオフィスを設けていました。ですが、テレワーク普及とスペース増加にともない、全国に50ヶ所以上にまで広げています。デジタル化を進めて事務作業の削減をおこなうなど、サテライトオフィス化をスムーズに実施するための基盤を作ったのも功を奏しています。

味の素

味の素では2017年4月から「どこでもオフィス」というテレワーク制度を導入しています。自宅やサテライトオフィスなど、セキュリティが確保されていれば可能です。対象者は試用期間中や新卒で1年未満の社員など、定められた対象者以外は全て対象となります。週に最大4日までで、コアタイムなしのフレックスタイム制などとの併用が可能です。

在宅勤務やモバイル勤務では、全社員にカメラ付きPCとスマホを貸与し、スマホのデザリング機能を活用し、場所にとらわれない働き方を実現しています。サテライトオフィス勤務では、全国で利用できるように専門会社と提携しています。さらに、通常はテレワークが困難な生産オペレーターの、テレワーク化を成功させています。社員の約80%から「やりがいを感じている」という回答を得るほどの成果を出しています。

富士通

2017年から働き方改革として「テレワーク勤務制度」の導入しています。約35000人の社員を対象に、自宅や移動中などでも仕事ができるようICTを活用しています。2019年の7月~9月にかけては約5万人以上が、テレワークを実施しました。さらに、社内に「F3rd(エフサード)」、社外に「F3rd+(エフサードプラス)」というサテライトオフィスを設置し、従業員の声も取り入れているため利用者数が増加しています。

「どこでも仕事をしてもいい」という意識を浸透させることで、生産性向上や働き方を改革していくことが目的です。そのための手段として、サテライトオフィスを有効活用しています。サテライトオフィスオフィス利用者は、自然とペーパレス化を意識した仕事の進め方になっているといいます。今後もAIを含めたICT技術を導入し、より良い環境づくりをおこなう予定です。

リコー

リコーでは2018年4月以降から「リモートワーク制度」を導入しています。対象者は入社1年目以上の正社員・定年再雇用社員・常勤嘱託社員で、上司の許可を得た場合に限ります。月10日(週3日)までとなり、勤務場所は自宅もしくは、リコー事業所のサテライトオフィスです。リモートワーク推進検討体制を整えた上で、社長を含む各部署の協力のものと周知し、運用ガイドを作成しています。

在宅勤務やサテライトオフィス勤務者のために、通信環境の整備をおこなうことで利用しやすい環境を実現しました。こうした環境整備の結果、1人あたりのスペースが広くなり、事務用品消費量が60%ほど、会議室利用時間も40%ほど削減されました。社員の満足度も数年ぶりに増加するなど、確実な成果を上げています。

オフィス分散を理解して活用しよう

with covid-19

働き方改革やウィズコロナ時代において、分散型オフィスの必要性は高まっています。ご紹介した事例でも分かるように、企業にとっても社員にとっても素晴らしい恩恵もたらしてくれます。デメリットはあれどメリットの方が多いため、今後を見据えて環境づくりを進めていくことも重要です。オフィス分散の考えは、アフターコロナ時代でも通用するでしょう。これまでのやり方を参考にしつつ、変化に備えた柔軟なやり方も重要だということを認識し、今後の時代を乗り越えていきましょう。当記事で、オフィス分散についての理解が深まり活用への第一歩となれば幸いです。

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