【徹底解説】レンタルオフィスとは?メリット・デメリットや選ぶポイントfilter【徹底解説】レンタルオフィスとは?メリット・デメリットや選ぶポイント

【徹底解説】レンタルオフィスとは?メリット・デメリットや選ぶポイント

「ビジネスを始めたいけど、あまり費用を掛けず手軽にオフィスを持ちたい。レンタルオフィスって選択があるけど実際にどうなんだろ?詳しく知りたい。」という方向けに、レンタルオフィスの気になる部分について徹底解説します。

本記事ではレンタルオフィスの基本から、メリット・デメリット、選ぶ際のポイント、契約の流れなど分かりやすくまとめてみました。レンタルオフィスへの理解が深まりますので、参考にして頂ければ幸いです。

レンタルオフィスで働く人々

レンタルオフィスとは気軽に借りれるオフィス

レンタルオフィスとは、個人法人関わらず「オフィスを手軽に借りられる」サービスです。通常、ビルなどのオーナーと賃貸契約を結びますが、レンタルオフィスは運営会社と契約します。オーナーに対して自身で賃貸契約を結ぶのか、運営会社が賃貸契約を結ぶのかという違いがあります。レンタルオフィスは自身で賃貸契約を結ぶよりも、契約が簡素化されていたり、リーズナブルな料金で利用できる事が多いです。

バーチャルオフィスとの違い

レンタルオフィスとの違いは「オフィスを実際に利用するか、しないか」です。バーチャルオフィスは、オフィス自体の利用はできませんが「住所」や「電話番号」など、会社情報をレンタルできるサービスです。

コワーキングスペースとの違い

レンタルオフィスとの違いは「共有スペースや利用者との交流が多いか、少ないか」です。コワーキングスペースは、開放感のある空間で業種に関係なく、利用者同士が共に働いたり交流することができるサービスです。

レンタルオフィスのメリット8つ

バーチャルオフィスやコワーキングスペースなどの様々な利用形態がある中で、レンタルオフィスを利用することで得られる、メリットを8つご紹介していきます。

すぐにビジネスがスタートできる

レンタルオフィスでは、小規模でビジネスをする環境が整っています。デスクやコピー機などの備品から、Wi-Fiなどのインターネット環境など整備されているので、パソコンを持ち込めばすぐに始められます。自らオフィスを借りるとなれば、備品や環境構築が必要になるので時短になります。

オフィス内での引っ越しが楽

通常のレンタルオフィスでは、人数が多くなっても対応できるように、人数別に部屋が用意されていることが多いです。特に、スタートアップや起業したての頃は1人で業務をおこなっていても、業務拡大と共に人数が増えれば部屋が狭くなります。通常は別のオフィスへの移転を考えますが、レンタルオフィスでは同じフロア内で人数に応じた部屋へ移転することが可能なので、引っ越しや住所変更などの手間が省けます。

料金がリーズナブル

通常、オフィスを賃貸契約する場合、家賃に加えて「毎月の水道光熱費」や「デスクなどの設備費用」など、初期費用やランニングコストが多くなりがちです。レンタルオフィスの場合は、賃料の中に水道光熱費も含まれていることが多いです。さらに、デスクやチェア、コピー機などのビジネス利用に欠かせない設備がすでに整っていますので、小規模で始めるために初期費用を抑えられる環境です。

オプションでグレードアップ可能

リーズナブルな料金で利用できるのがメリットでもありますが、状況に応じてオプションを活用することで、必要な部分だけグレードアップすることもできます。オプションの一部として「法人登記」「来客時の対応」「電話秘書代行」「会議室利用」「郵便物転送」など、必要に応じてより良い環境を整えることが可能です。

法人登記が可能

ビジネスでは取引相手の信用が大切です。判断材料の1つとして、オフィスの住所があります。レンタルオフィスでは法人登記できる場合があるので、登記することで信用アップにつながります。ただし、全てのレンタルオフィスで登記ができるわけではないので、事前に問い合わせなどして確認しておきましょう。

立地が便利な場合が多い

レンタルオフィスは、基本的に駅の近くなど好立地な場所が多いです。通いやすいうえに、通常なら家賃などの費用は高くなる場合が多いですが、リーズナブルに借りられる魅力があります。さらに、通いやすさも重要な要素ですが、都心などの好立地な場所にオフィスを構えられるのは、クライアントからの信用アップにもつながります。

短期利用でも活用できる

オフィスとしての利用目的で直接オーナーと賃貸契約を交わす場合、一般的な契約期間は2年間ほどとなっています。ビジネス拡大を図り、従業員が増えたことで契約途中に移転しようとすれば、違約金が発生する場合もあります。レンタルオフィスなら数ヶ月単位で契約できる場合が多いので、ビジネスが大きくなるまでのオフィスとしては利用価値の高いサービスです。

特定の職種に必要な許認可が取れる可能性あり

特定の業種に必要な許認可は、レンタルオフィスでも契約内容や状況によって取得できる可能性があります。許認可に関する条件は業種ごとに違うため、レンタルオフィスによっては許認可が取得できないこともあります。許認可が必要となる業種を始める際には、レンタルオフィスを利用して許認可が取得できるか、事前に調べておくことをオススメします。

レンタルオフィスのデメリット6つ

メリットが多いレンタルオフィスですが、もちろんデメリットもそれなりにあります。ですが、このデメリットをしっかり理解することで、本当にレンタルオフィスが必要なのかどうかが分かるので、参考にしてみてください。

プライバシーに多少の不安

レンタルオフィスでは、個室タイプと半個室タイプがあります。半個室タイプは、部分的に仕切られていても、個室タイプのように空間が閉鎖されている訳ではありません。ですから「来客との話し声」や「電話応対時の声」など、業務上の内容が周りにも聞こえやすいことを理解した上で、利用する必要があります。たとえ「個室タイプ」を選択したとしても、部屋の造りによっては完全に防音できている訳ではないので、内覧などで調べて検討する必要があります。

内装や設備の自由度が低い

レンタルオフィスは「用意されている空間や設備」を、誰でもそのまま気軽に利用できるのがメリットです。その反面、自分好みに備品を変更したり、リフォームなどをすることは基本的にできません。しかし、多少の改装などをしても問題ないレンタルスペースもあるようなので、気になる方は対応している運営会社を選択しましょう。

オプションで料金が高くなる場合もある

初期費用が安く抑えられるのが魅力的なレンタルオフィスですが、安さだけに注目して契約してしまうと、レンタルオフィス以外で契約したときと似たような費用になってしまう場合があります。契約して実際に利用したところ、必要なサービスがオプションだったことに気付き、当初よりも費用がかさんでしまうなんてこともあります。最低限利用できる料金やオプションなどは、事前にしっかり調べておきましょう。

運営会社次第で使えなくなる

レンタルオフィスを運営している会社の経営が悪化すれば、撤退の可能性も十分考えられるため、借りたのに利用できなくなるケースもあります。利用できなくなるばかりか、新たなオフィス探しや住所の移転登記などの手間がかかります。運営会社を選ぶ際には、これまでの運営歴や利用者数、口コミや内覧などから総合的に信用できるか判断して選ぶことをオススメします。

業種によって利用頻度が減る

営業系の場合で言えば、立ち上げ初期でテレアポ中心に営業するスタイルなら、初めの利用が多くなるものの、外回りが多くなれば利用は減る可能性があります。結果的にレンタルオフィスの恩恵が、あまり受けられない可能性も出てきます。クリエイター系の職業などであれば、オフィス内で仕事を完結できる事が多いため、レンタルオフィスを借りても利用頻度は減りづらいです。

会議室などの共有スペースは予約制が多い

レンタルオフィスでは、個人スペース以外にも会議室などの共有スペースも利用可能な場合が多いですが、共有なので予約制になっていることがほとんどです。会議室を使う頻度が多い利用者がいると、思い通りの時間に予約が取れないこともあります。ある程度の自由が効くのは個人スペースであり、共有スペースは自由が来ない場合があることを理解しておきましょう。

レンタルオフィスはこんな方向け

メリットとデメリットを理解して頂いた上で「じゃあ、どんな方がレンタルオフィス利用に向いているのか」を、まとめていきます。当てはまる方は、検討する価値ありなので参考にしてみてください。

起業したい人

スタートアップや起業したての方は、先行きが見えずに利益が出ていない状況でコストをかけるのは得策ではありません。レンタルオフィスなら、普通にオフィスを構えるよりもリーズナブルにオフィスを構えられ、法人登記をすれば信用もアップさせることができます。人数が増えれば同フロア内に移転できる場合もあるので、手間なく柔軟な対応が可能な点もオススメです。

許認可を取りたい方

特定のビジネスを開業する上で「許認可」を必要とする業種があります。許認可を取得するには要件(一定期間の契約や個室タイプの構造など)を満たす必要があり、その要件にレンタルオフィスの契約内容や環境がマッチしていれば、許認可を取得できる可能性があります。許認可を必要とする業種でビジネスをするなら、選択肢の1つとしてオススメです。

気軽にオフィスを持ちたい方

通常の賃貸契約よりも比較的スムーズに契約の手続きや審査が進みやすいため、初期費用を抑えつつ気軽にオフィスを持つことができます。数年単位ではなく数ヶ月からの短期契約が多いため、一時的なプロジェクト使用のためにレンタルオフィスを活用するという利用方法もあります。その時の状況に合わせた「柔軟さ」や「気軽さ」を求めるにはオススメです。

レンタルオフィスの選定ポイント4つ

レンタルオフィスと言っても、全て同じサービスや環境があるわけではないので、何を判断基準にすればいいのか初めは迷ってしまうかもしれません。そんな時に見ておいたほうがいいポイントをまとめてみました。

料金に含まれているサービス

レンタルオフィスでは、リーズナブルにオフィスが構えられる反面、人によって必要になるサービスが料金内で付いてない場合があります。ですから、選ぶ時に「料金内に必要なサービスが付いているか」や、付いていないなら「オプションで何がいくらで付けられるのか」を確認しておきましょう。よく調べず思い込みで契約してしまい、必要になってから追加費用が発生してしまう可能性があります。その他、必要ないのに標準で付いているサービスがあればコストが増えてしまうので、他に条件の合うレンタルオフィスがないが調べておくことで諸費用を抑えられます。

部屋タイプ

プライバシーやセキュリティを重視するなら、オフィスの環境は重要です。レンタルオフィスでは周りだけ仕切っている「半個室タイプ」もあれば、完全に1つの部屋である「個室タイプ」があります。特に秘匿性を重視する業種(探偵業や士業など)は、個室タイプが用意されているレンタルオフィスが必要になるでしょう。その際に、実際に内覧して防音についても確認しておくといいでしょう。

セキュリティー

レンタルオフィスによってセキュリティの厳重さは異なります。料金が安ければその分、セキュリティに費用をかけていない可能性があるので、事前によく確認しておきましょう。2重のセキュリティシステムを導入している場合もあれば、4重のセキュリティシステムを導入している場合もあります。関係者以外の出入りが通常のオフィスよりも多いことも含めて、どれだけセキュリティ対策されているか要確認です。

オフィスの立地

立地の良さは、オフィスまでのアクセスの良さにつながるため、業務の効率化になります。好立地な場所にオフィスを構えられるということは、それだけ信用も生まれます。また、クライアントにも足を運んでもらいやすくなるので、印象もアップするので駅が近いなどの立地は意識したいポイントです。

レンタルオフィスを借りる流れ

レンタルオフィスを契約する際の、大まかな流れは下記のとおりです。

  1. 問い合わせ・打ち合わせ
  2. 内覧予約・内覧
  3. 契約条件確認
  4. 必要書類提出
  5. 審査
  6. 契約
  7. 費用支払い
  8. 入居


契約前の疑問点や本当に自身の用途に合っているのかを、よく確認してから契約しましょう。審査がないレンタルオフィスもありますが、ある程度の審査が設けられていたほうが、セキュリティ面の安心感や入居者のモラル低下防止にもつながるので意識しておきたいポイントです。

オフィスを選ぶ人々

レンタルオフィスで費用を抑えて効率化を図ろう

レンタルオフィスを有効活用することで、初期費用やランニングコストが抑えられると同時に、業務の効率化を図ることができます。さらに、クライアントに対する信用も得られるのも魅力です。必要なサービスを受けながら自身の業務に集中できるため、起業したての個人や法人には有効な手段と言えます。当記事でレンタルオフィスへの理解が深まり、コスト削減や業務効率化の参考になれば幸いです。

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