【需要増加】セットアップオフィスの魅力とは？デメリットまで解説

公開日：2022年5月29日

ライター：とおる

セットアップオフィスは、近年の「新たなオフィス形態」として、働き方の多様化とともに需要が高まってきました。
借主と貸主の双方にメリットがあるため、より注目されているオフィスです。
今回は、そんなセットアップオフィスについて、まとめています。

当記事では、セットアップオフィスの基本から、需要が増加している背景、メリット・デメリット、利用に向いている企業、選ぶ際のポイントについて解説しています。
セットアップオフィスを有効活用することで、ウィズコロナでも恩恵を得られることもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

セットアップオフィスとは？

セットアップオフィスとは、入居後すぐにビジネスがおこないやすいオフィスです。
レイアウトや内装などを、貸主側が事前に準備してくれるため、借主が時間と手間を掛けなくても入居できるのが大きな特徴です。
ネットワーク関連の準備や他に必要な備品やオフィス家具などを揃えなければいけない場合もありますが、基本的には必要最低限の設備が整っています。
中には、デザインや機能性にこだわったオフィスもあるのも魅力です。
通常、オフィスを構える場合や移転する場合は、自社でレイアウトや内装、デザインや機能性などを考える必要があるため、時間と手間が発生します。
ですが、そういった面倒な部分を省けるため注目されています。

セットアップオフィスの需要が増加している背景

近年、セットアップオフィスの需要が増加している背景としては、働き方の多様性が求められていることが挙げられるでしょう。
働き方の変化とともに、オフィスのあり方も変化しているため、そのニーズに合う1つの形としてセットアップオフィスも注目されています。
特に、ウィズコロナでオフィスを縮小化してコスト削減をする企業が多くなりました。
リスク分散としてオフィス移転が多くなっている背景もあり、時間と手間を掛けなくても入居できるセットアップオフィスの需要が高まっているというわけです。

セットアップオフィスのメリット

セットアップオフィスには、魅力的なメリットがありますので解説します。

入居までの時短になる

セットアップオフィスは、貸主側が各種工事・デザイン・レイアウト・設備・什器・オフィス家具など、すぐにビジネスが始められる環境が整っている物件が多いです。
そのため、通常のオフィス移転で発生する、工事業者との打ち合わせや工事、備品の手配やレイアウト設計などが必要ないため、手間と時間を大幅に削減できるでしょう。
さらに、セットアップオフィスの中には、契約後に即日入居できるオフィスもあるため、急いでいる場合でも柔軟に対応することができます。

デザインや機能性が高め

セットアップオフィスでは、プロがデザインやレイアウト設計などをおこなっている物件があります。
自社で考えるよりも、魅力的なオフィス環境が整っている可能性が高く、その結果、生産性や社員のモチベーションアップなどに期待できます。
さらに、こうしたデザインや機能性の高さによって、そういった環境を好む人材にもアピールすることもできるため、人材確保がしやすくなるというメリットも出てきます。
特に、自社のブランディングイメージに合うセットアップオフィスが見つかれば、それだけでも魅力が高まるでしょう。
こうしたオフィスを作るには手間も時間も必要ですが、すでに解説したとおり空いている物件があれば、すぐに入居できるのも嬉しいポイントです。

初期費用・原状回復費用を抑えて入退去できる

ビジネスに必要な環境が整っているということもあり、入居後に必要となる初期費用を抑えて入居することができます。
通常であれば、デザイン・内装工事・レイアウト設計・オフィス家具・什器などの初期費用が発生します。
ですから、自社に合う物件さえ見つかれば、初期費用を抑えたい企業にとって魅力的なオフィスになるでしょう。
さらに、退去時の原状回復費用も抑えることができます。
すでに用意されている環境を使用するため、床や壁の張替えやクリーニングなどで済み、退去時の費用を抑えることも可能です。

セットアップオフィスのデメリット

セットアップオフィスには、デメリットもありますので解説します。

デザイン・レイアウトの自由度が低い

「セットアップオフィス」という名のとおり、すでにデザイン・レイアウトが決まっているため、1から自由に設計することができません。
業務によってデザイン・レイアウト設計は異なるため、1から設計できないことは自由度が低いということになります。
例えば会議室を多くの社員が使用するのであれば数、大人数で使用するのであれば広さが重要になります。
執務スペースにおいても、広さや配置されている什器やオフィス家具などによる導線など、業務に応じて変更することが難しいです。
ですから、事前に多くの物件を見ておくことをオススメします。
そして、実際に社員とともに内覧して、実際の使用イメージを膨らませながら検討しましょう。

家賃が高め

初期費用が安めであると同時に、月々の家賃は他のオフィスよりも高めの傾向にあります。
それは、プロがデザインした内装や、すでに配置されているオフィス家具や什器など、必要最低限のビジネス環境が整っているためです。
通常のオフィスよりも家賃が1.5倍ほどになるケースが多く、ランニングコストが増えてしまうでしょう。
ただし、その分の初期費用が抑えられることを考えれば、妥当でもあると言えます。
似たような環境を整えるために必要な費用と家賃を天秤にかけてみて、入居年数などで考慮すれば自社にとって妥当なのかを算出し、セットアップオフィスを検討してみてください。

物件数が少なめ

すでに最低限のビジネス環境が整っているメリットに加え、デザイナーズオフィスも多いため、セットアップオフィスは人気があります。
さらに、ウィズコロナによって需要が高まっていることもあり、同じように魅力を感じている企業が多くいるでしょう。
そのため、同じように探しているライバルが多く、元々の物件数が通常のオフィスよりも多くないことから、自社に合うセットアップオフィスを探すには時間が必要になります。
通常のオフィスと同様に、好条件であるほど契約済みになるケースが多いです。
入居はスムーズにできても、物件自体を探すのが難しいため、移転を検討してから早めに物件を探し始めることをオススメします。

セットアップオフィス利用に向いている企業

セットアップオフィスを利用するとメリットがあるのは、どんな企業なのかを解説します。

スタートアップ・ベンチャー企業

立ち上げたばかりのスタートアップや、成長中のベンチャー企業にとっては、セットアップオフィスの利用は有効です。
初期費用が抑えられるというメリットもありますが、通常のオフィスとは違い「短期契約（1ヶ月ほどから可能なオフィスもある）」が可能な点も魅力的です。
成長途中であることから、急成長した時の人員増加にともなう移転が簡単におこなえるため、コスト面や移転の手軽さを考えるとオススメです。
さらに、都市部で事業を拡大したい企業にとっても有効です。
地方よりも都市圏では物件数が多いため、希望の物件が見つかりやすくなります。
柔軟にオフィスを構えられるため、変化が起こりやすいスタートアップやベンチャー企業には、もってこいのオフィス形態と言えるでしょう。

身軽にオフィスの移転をしたい企業

デザイン・内装・設備・オフィス家具などが用意されている環境ですから、手軽にオフィス移転をしたい企業にとっては時短になります。
セットアップオフィスによっては、1ヶ月ほどの短期間からの契約も可能であり、自社で準備することはネットワーク関連の工事や、その他で必要な備品やオフィス家具くらいです。
これらのオフィスを利用していくことで、身軽なままで移転を繰り替えることができます。
ウィズコロナのような先行きが不透明な時代では、オフィスの縮小化やサテライトオフィスなどの需要が高まっていますので、身軽さを求める企業にとっては嬉しいオフィス形態です。

オフィスデザインにこだわりたい企業

デザインにこだわっているセットアップオフィスもあるため、自社のブランドイメージに合う物件が見つかれば、費用を抑えて入居することができます。
通常、こうしたデザインが目立つオフィスには不安要素もあります。
デザインばかりにこだわるあまりに、オフィスの動線や機能性を犠牲にしてしまう場合があるからです。
例えば、全面ガラス張りのオフィスは、外観が洗練されオフィス内が広く見えるなどの魅力があります。
一方で、温度調節がしづらくなり業務に影響が出てしまう可能性があります。
セットアップオフィスでは、デザインにこだわりつつもオフィスとしての機能性を重視している物件が多く、デメリットを解消してくれるでしょう。

セットアップオフィスを選ぶポイント

セットアップオフィスを選ぶ際に、失敗しないための意識したいポイントを解説します。

自社で使いやすいレイアウトか

オフィスレイアウトは、業務効率アップのために重要なポイントです。
執務スペース、会議室、休憩室、共有スペースなどの広さや数が、自社の状況にプラスになるかを見ておく必要があります。
例えば、広さは十分でも使いやすいレイアウトでなければ、逆に業務効率ダウンにつながってしまうでしょう。
さらに、レイアウトによる導線は重要です。
特に、セットアップオフィスはレイアウトを自由に設計できないため、あらかじめ内覧した際に自社の業務に合う導線なのかも、チェックしておきたいポイントです。
移転してから業務効率が低下しては意味がありません。

業務効率アップの機能性はあるか

オフィスとしてのレイアウトに加えて、機能性の高さも業務効率アップには必要です。
より多様性のある働き方を意識する企業であれば、コワーキングスペースのような自由に席が移動できるエリアがあれば、コミュニケーションを高めアイデアを創出しやすい環境を作りだせます。
さらに、ウィズコロナでは需要が高まっている、パーティションや個室が設置されているエリアがあれば、集中したい時などに活用できます。
通常、オフィスの機能性をアップさせるには、時間をかけてオフィスを使用して作り上げていくものです。
セットアップオフィスでは、プロが設計した機能性の高さもあるため、物件情報や実際の内覧で自社に必要な機能性があるか、しっかりチェックして検討しておきましょう。

セキュリティは高いか

オフィスのセキュリティが高いのかも、選ぶ際のポイントです。
セキュリティを考える上で意識したいのは、外部・内部の入退室に必要なセキュリティ設備、受付や来客との打ち合わせスペースなどの共有スペースのプライバシー、オフィスや会議室などの防音対策などです。
昨今では、大企業でも個人情報や機密情報の流出がニュースで流れる時代であり、セキュリティの甘さによるダメージは企業にとって深刻なものになるでしょう。
ですから、デザインや機能性だけではなく、セキュリティ面でも信用できるセットアップオフィスなのかも調べておかなければいけません。

客観的に見てどうか

自社の業務効率アップや社員のモチベーションアップなど、内部的なメリットも重要ですが、客観的に見てオフィスの雰囲気や環境がどうなのかも意識しておきたいところです。
特に、来客が多い企業の場合は、オフィスは企業のイメージを与える大きな要因になります。
イメージは時に、売上を左右することもあります。
来客が初めに目につく外観、受付、打ち合わせスペース、会議室など、来客にとってマイナスなイメージにならないかも見ておきましょう。
来客に与えるイメージも意識しつつ、セットアップオフィスを探すことをオススメします。

セットアップオフィスを有効活用しよう

セットアップオフィスは、入居してすぐにビジネスがおこなえるようデザイン・レイアウト・設備・什器・オフィス家具などが整っているオフィスです。
近年、働き方改革やウィズコロナの影響もあり需要が高まっています。
デザインや機能性の高い物件が多く、手軽にオフィス移転できます。
さらに、1ヶ月など短期間での契約も可能であり、柔軟な活用ができるのもメリットです。
その反面、レイアウトの自由度が低く、家賃が高め、物件数の少なさがデメリットになります。
ただし、デメリットは事前の物件情報確認や内覧などで解消できるでしょう。
好条件なオフィスほど人気ですから、セットアップオフィスへの移転を検討しているなら、早めに物件探しを始めることをオススメします。
変化の多いスタートアップやベンチャー企業、手軽にオフィス移転したい企業には最適なため、有効活用すれば業務効率・ブランドイメージ・モチベーションなどがアップします。
セットアップオフィスのメリット・デメリットを理解した上で、ぜひ有効活用してみてください。