フレキシブルオフィスのメリット!コロナ禍の活用に最適な理由!filterフレキシブルオフィスのメリット!コロナ禍の活用に最適な理由!

フレキシブルオフィスのメリット!コロナ禍の活用に最適な理由!

「コロナ禍でコスト削減を考えている。フレキシブルオフィスを活用することで、コスト削減などのメリットがあるって聞いたけど本当?活用を検討したいから具体的に知りたい。」
こんな悩みを持つ方向けに、フレキシブルオフィスについてまとめています。

当記事では、フレキシブルオフィスの基本から、他のオフィスとの違い、市場規模が拡大する背景、メリット・デメリット、選び方などを解説しています。
フレキシブルオフィスを有効活用することで、コスト削減などのメリットを実感できますので、ぜひ参考にしてみてください。

フレキシブルオフィスとは?

PCの画面を使って説明している人

フレキシブルオフィスとは、「フレキシブル(柔軟な)」という言葉のとおり、柔軟な契約ができるオフィスの総称です。
フレキシブルオフィスと呼ばれる中には「レンタルオフィス」「シェアオフィス」「コワーキングスペース」があり、通常の賃貸契約よりも自由度が高いことで人気です。
さらに、必要なオフィス家具やインターネット回線などのビジネスに必要不可欠な設備が整っています。

一般的なオフィスでは、通常の賃貸契約になりますので、契約期間は2年以上という長期契約になります。
ですが、フレキシブルオフィスでは「時間貸し」「1週間」「1ヶ月」などの短期契約で利用することができます。
こうした短期契約以外にも、人数が多くなった時に手軽に移転することができる場合もあります。
社員が増えた時に、同じオフィス内に大人数用オフィスの空きがあれば、オフィス移転の時間やコストを抑えられるため便利です。
臨機応変にオフィス利用が可能なのが最大の特徴と言えます。

フレキシブルオフィスの市場規模が拡大する背景

フレキシブルオフィスは、年々その市場規模を拡大しつつあります。
「株式会社 日本能率協会総合研究所」が調査した結果によると、2020年度の市場規模が800億円だったのに対し、2021年度以降の予測では年々増加すると予想されています。
2026年度には、フレキシブルオフィスの市場規模は「2300億円」と予測されており、予想どおりであれば2020年度から約3倍ほどの成長になります。
これらは、2020年度以前からも増加しており、背景として考えられるのが「多様性のある働き方」が浸透してきたからです。

そして、近年の最も大きな要因としては、2020年から感染拡大したコロナウィルスの影響です。
感染拡大対策のために、リモートワークを導入する企業が爆発的に増えました。
リモートワークでは、自宅で仕事をおこなう人もいますが、中には「自宅では集中できない」「仕事環境が整っていない」などの理由で、フレキシブルオフィスを活用する人もいます。
フレキシブルオフィスには、ビジネスに必要な設備やサービスが整っていますし、短期契約も可能なことからコロナ禍でも、柔軟な活用ができるということで注目されています。
アフターコロナでも、こうした柔軟性のある働き方には、様々なメリットがあるため、継続して市場規模が拡大していくと予想されています。

フレキシブルオフィスのメリット

フレキシブルオフィスには、いくつかのメリットがありますので解説します。

好立地でもコスト削減できる

通常、好立地な場所にオフィスを構えることで「アクセスの良さ」「クライアントや顧客からの信頼性」がアップします。
ですが、好立地であるほど大きなコストが必要になります。
まだ売上が安定していないスタートアップやベンチャーには、とても痛い経費と言えるでしょう。
フレキシブルオフィスの中にも「駅から徒歩〇分」など、好立地なオフィスがたくさんあります。
ですが、小規模なオフィスであれば、通常の賃貸契約よりも安いコストでオフィスを構えることが可能です。
東京・大阪・名古屋・福岡などの主要都市であっても、安いところであれば月2万円台という格安オフィス(個室)もあります。
個人事業主やスタートアップで1人スタートであれば、フレキシブルオフィスの活用は必須と言えます。
社員数が増えて広いオフィスに引っ越せば料金は上がるものの、契約内容次第では通常よりもコストを抑えることが可能です。

即日入居&移転が楽

引っ越しをしている男性

一般的にオフィスを新規契約する場合は、半年ほど前から準備する必要があります。
ですが、フレキシブルオフィスの場合は、サイトなどで空いているオフィスをチェックし、空いていれば即日入居できるオフィスもあるのが嬉しいポイントです。
即日入居できれば、すぐに業務を開始することが可能になります。
業者によって条件は異なるため、事前に確認をしておくのがいいでしょう。
さらに、フレキシブルオフィスの多くは、入居すればそのままビジネスが始められるように、チェアやデスクなどのオフィス家具・電話やインターネット回線・打ち合わせで利用できる会議室・秘書サービスなどが整っています。
自身で持ち歩くものと言えば、スマートフォンやノートPCなど、メインで利用する物くらいです。
そのため、オフィス移転することになっても荷物が少ないため、気軽に引っ越しすることが可能になります。

契約期間に柔軟性がある

賃貸契約は2年以上の長期契約が一般的ですが、すでに軽く解説したとおり、フレキシブルオフィスの場合は「時間貸し」「1週間」「1ヶ月」などの短期契約が可能です。
一時的にオフィスを構えたい場合や、スタートアップなど先行きが不安定なステージにおいて、契約内容の柔軟性や低コストで契約できるのは、かなり心強いと言えるでしょう。

複数の拠点を持てる

低コストな上に柔軟な契約内容がメリットですから、各地に複数の拠点を構えることも可能です。
しかも、地方に行くほどコストが大きく抑えられるのがポイントです。
一般的に複数の拠点を持つには「支店」という形で、通常の賃貸契約をおこなうのが主流です。
支店は「企業の業務」に重点を置かれていますが、サテライトオフィスでは「従業員の働きやすさ」に重点が置かれています。
そのため、働き方改革やコロナウィルスの影響で、自由度の高い「サテライトオフィス」という形が広まっているのが現状です。
各地方にオフィスを構えることで、その地域の人材確保に貢献しています。
また、災害などで本社機能が麻痺するような事態になっても、複数の拠点があればリスク分散することも可能です。

優秀な人材を確保できる

上記でも解説したとおり、地方にも低コストでオフィスを構えることができるため、地方にいる優秀な人材の確保にも貢献してくれます。
社員の通勤ストレスを緩和する目的であったり、社員の生産性を考えてくれる企業は、優秀な人材からも注目されやすいです。
社員にとって働きやすければ、それだけ企業としてのアピールにもつながるため、地方であっても人材確保しやすくなるでしょう。
日本では、人口減少にともなう生産年齢人口(15歳以上65歳未満の生産活動の中心にいる人口)や少子高齢化などの要因によって、人材の確保が今後より一層難しくなると言われています。
多様性のある働き方が浸透している今、人材確保の手段として大きくアピールできる部分と言えるでしょう。

イノベーションが生まれる

フレキシブルオフィスには、自社だけではなく様々な企業が入居しています。
例えば、ワンフロアで仕事をする「コワーキングスペース」では、仕切りもなく各企業との距離が近いです。
仕事中は交流が持てなくても、休憩時間などにタイミングが合えば交流を持ちやすいのが特徴です。
お互いの事業を知り、何気ない会話の中で新たなイノベーションが生まれる可能性もあります。
普段、仕事をする中で出会えない人と出会えることで、人脈も広がりやすくなるため、その人脈からさらに広げることもできるでしょう。
事業を拡大したいと思っているのであれば人脈は大切であり、新事業を生み出したりクライアントを獲得することができます。

生産性アップにつながる

柔軟な契約でビジネスに必要な物やサービスが充実しているため、活用することで生産性アップにつながります。
余計な物を準備する必要がなく、必要最低限の物だけ用意すればすぐにビジネスを始めることができますし、各種サービスを活用することでビジネスに周遊できる環境を作り出すことが可能です。
例えば、電話代行サービスであれば、プロが丁寧な電話応対をしてくれますので、クライアントからの印象も良くなります。
さらに、クライアントから電話が掛かってきた際に出られなかった時、代行業者が要件を聞くなどの対応をしてくれるため、電話やメールなどで伝えてくれます。
頻繁に電話が掛かってくる業種であれば、電話対応だけでも時間を割かれることになりますので、生産性アップには最適と言えます。
この他にも、様々なサービスがありますので、気になる業者のサイトなどをチェックしてみることをオススメします。

フレキシブルオフィスのデメリット

メリットがある一方で、デメリットもあるので解説します。

セキュリティが低下しがち

警備員の後ろ姿

すべてのフレキシブルオフィスにおいて言えることではありませんが、コワーキングスペースやシェアオフィスなど、共用部分で仕事をする際にはセキュリティが低下します。
部分的にパーテーションがあっても、個室のように閉鎖されているわけではありません。
利用者が移動の際に、パソコンを開きっぱなしにしておくと、顧客情報などを見られてしまう可能性があります。
その場で電話をするにしても、完全個室ではないため声は少なからず周囲に聞こえてしまいます。
共用部分が多ければ、それだけ情報漏えいリスクが高くなるため、業務内容によって使い分けることが重要です。
重要な情報を多く取り扱うのであれば、鍵付きの個室を選択する必要があるでしょう。

職種によっては適さない

柔軟に働けるフレキシブルオフィスですが、業種によっては合わないでしょう。
例えば、外回りが多い営業職や、現場に出向くことが多い職種であれば、月契約だとしてもオフィスをフル活用することができません。
それであれば、自宅をオフィス代わりにする方がセキュリティの面から見ても安心でしょう。
ちょっとした事務作業程度で済むなら、外出先の近くや自宅近くのカフェなどでも事足ります。
セキュリティは下がりますので、作業内容を場所によって分けることが大切です。

フレキシブルオフィスの選び方

フレキシブルオフィスの選び方について解説します。

自社に必要なサービスや設備があるか

フレキシブルオフィスには、様々な設備やサービスが整っています。
基本料金内で利用できる設備やサービスもあれば、オプションで選んで利用することが可能です。
まずは、各業者のサイトを見て、自社にとって「必要なサービスが基本料金内で利用できるのか」を調べてみましょう。
調べた上で、必要な設備やサービスが基本料金内で利用できるのであれば契約を検討すればいいですし、そうでなければ予算を増やすか、別の業者を探してください。
必要のない部分まで含まれていて、料金が他よりも高くなっていてはコストパフォーマンスが減ってしまいます。

アクセスしやすい立地か

立地は重要です。
アクセスしやすければ、それだけ通勤ストレスが緩和されますし、時短にもなります。
さらに、社員の満足度だけではなく、クライアントからの信頼や評価もアップするからです。
個人やスタートアップは、誰もが知っているようなアクセスのしやすい立地にオフィスを構えるだけでも、有利になるでしょう。

料金は予算に合うか

どれだけオフィスが良くても予算に合わなければ、事業成功から遠ざかる可能性があります。
フレキシブルオフィスのメリットは「低コストでの利用が可能」ですが、中には高級志向のフレキシブルオフィスがあります。
ホテルのような外観に内装、設備やサービスが充実していて、理想のオフィスだと思うかもしれません。
ですが、予算に余裕がなければ無理をせず、予算が貯まるまでは格安オフィスを選択しましょう。
オフィスのコストは固定費であり、売上に関わらず必ず発生しますので、はじめは小さく徐々にグレードアップしていけばリスクが減ります。

フレキシブルオフィスを有効活用しよう

オフィスで仕事をする人たち

フレキシブルオフィスは「コワーキングスペース」「シェアオフィス」「レンタルオフィス」などの総称であり、低コストでビジネスに必要な設備やサービスが受けられるオフィスです。
さらに、通常の賃貸契約よりも「時間貸し」「1週間」「1ヶ月」などの短期間からの契約が可能なため、かなり柔軟性のあるオフィスのため、ウィズ禍はもちろんアフターコロナでも有効活用したいオフィスです。
セキュリティ低下などのデメリットもありますが、そこは状況に応じて使い分けたりすることで対策できるでしょう。
多様性のある働き方が主流になりつつある今、オフィスにも多様性が求められています。
この機会に、ぜひフレキシブルオフィスの検討をしてみてください。有効活用できれば、様々なメリットを与えてくれるでしょう。

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