レンタルオフィスとは？利用者が解説します！

そもそもレンタルオフィスとは何？

レンタルオフィスとは...

一言で言い表すならば、オフィス家具や通信設備を備えた個室の貸し事務所のことです。以下のような細かな特徴があります。

①専用個室の割り当て

専用の個室は施錠ができるので、荷物や書類を置いておくことができます。個室内のレイアウトは各自設定可能ですので、自分に合った仕事環境を構築することができます。

②法人登記が可能

基準の厳しい士業を含むほとんどの業種において、レンタルオフィスでは法人登記ができます。

③審査基準・契約期間

起業予定やフリーランスの方でも契約の審査に通りやすいです。また、短期契約が可能なオフィスもあります。
※詳細契約内容は各オフィスにお問い合わせください。

④部屋の種類が豊富

一名〜数十名と、さまざまな種類の部屋が選択可能です。すべての部屋が個室のため、プライバシー対策も問題ありません。

⑤共用設備やサービスが賃料に含まれている　

ラウンジや会議室が使用可能です。机や椅子などの家具、高速インターネット回線の使用料金も賃料に含まれているため、初期費用を抑えることができます。

上記のような特徴を持つオフィスをレンタルオフィスと呼びます。
ではコワーキングスペースやバーチャルオフィスと何が違うのか気になりませんか？

コワーキングスペースやバーチャルオフィスとの違い

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、フロアをさまざまな企業や個人が共用する形式をとっています。レンタルオフィスと異なり個室は設けられておらず、専用スペースもありません。契約も個人単位です。定額制やドロップイン制を設けているオフィスもあり、短時間での利用も可能です。また会話が可能なカフェスペース等では、他者とのコミュニケーションが生まれやすくコネクションの構築に最適です。一方で、社内機密等のセキュリティー面の確保が難しいという課題があります。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスはその名の通り、仮想のオフィスです。物理的なオフィススペースは借りず、住所・電話番号のみを提供してもらいます。自宅やカフェ、取引先などで仕事を行うケースがほとんどの方はバーチャルオフィスを選択する傾向にあります。登録住所宛の郵便物の送付や受け取りは可能ですが、来社や転送の手間が発生します。


違いがわかったところで、次にレンタルオフィスのメリットとデメリットを見ていきましょう！

レンタルオフィスのメリットとデメリット

メリット

法人登記が可能

人材派遣・士業・建設業などのいくつかの業種は、実体のある事務所の設置や専用スペースが必要となるため、自宅やバーチャルオフィスでは法人登記ができません。しかし、レンタルオフィスではほとんどの業種で法人登記が可能です。

初期費用が安い

仕事をする上で必要な設備やサービスが賃料に含まれているので、大幅に初期費用を下げることができます。

入居後すぐに事業を始めることができる

家具やインターネットがすでに準備されているため、手配の必要なくすぐに仕事に注力できます。

駅から徒歩圏内の好立地

多くのレンタルオフィスは駅からほど近い場所にあり、悪天候でも通いやすいです！また繁華街に集中している傾向にあります。

オフィスの移転がしやすい

人数の変動がある場合には、同じレンタルオフィス内で移転が可能です。レンタルオフィス内での移転の場合は初期費用が不要です！

他企業との交流も可能

様々な業種の方がレンタルオフィスを利用しています。ラウンジやカフェスペースなどの共用スペースで生まれる何気ないコミュニケーションから、新たな事業に繋がるなんてこともあるかもしれませんね！

デメリット

会議室やラウンジなどの共用スペースの争奪戦が起きる

会議室やラウンジの利用は予約制となっている場合がほとんどです。レンタルオフィス内には多くの企業が入っているため、必ずしも使用したい時間に使用できるとは限りません。

部屋の改装ができない

壁紙などの建物に付随する部分に関して、改装ができません。
※原状復帰ができる範囲であれば改装可能というオフィスもありますので、気になった方は管理会社に問い合わせてみてください。

オフィスにあまり行かない場合、費用対効果が低くなる

営業などの外回り業務をメインとしている方は直行直帰が多く、あまりオフィスに立ち寄らないという可能性もあります。賃料・共用費が常に固定でかかりますので、事前にどのくらい出社するかを踏まえた上で利用を検討すると良いでしょう。


では実際どのような方がレンタルオフィスに向いているのでしょうか？

こんな方にオススメ！

起業、独立したての方

レンタルオフィスではフリーランスの方や起業予定の方でも審査が通りやすいです。また初期費用がほとんどかからないので、その分事業へ投資することができます。

少人数のスタートアップ企業、ベンチャー企業

事業フェーズに応じて部屋の選択ができます。人数に変動がある場合でもレンタルオフィス内で移転ができるので、移転時の初期費用の削減が可能です。

士業をされている方

セキュリティ面も万全のため、安心して顧客情報を管理できます。メリットにもあげましたが、弁護士や税理士などの方でもレンタルオフィスであれば法人登記が可能です！


そろそろ気になるのが実際のコスト。様々な設備やサービスが充実しているレンタルオフィスは、一体どのくらいのコストがかかるのでしょうか？一般的な賃貸オフィスと比較して見ていきましょう！

コストはどのくらいかかる？

一般的な賃貸オフィスの場合

内装工事費・プリンター等のOA機器・オフィス家具の手配・インターネット回線工事などが必要です。これらを準備するには多大なコストがかかります。また、契約方法が年単位の長期契約がほとんどです。事業人数の変更でオフィスの移転が必要になった際には、解約手数料が発生し、移転作業に多くのコストがかかってきます。

レンタルオフィスの場合

メリットの項目で触れた通り、仕事に必要な道具やサービスが賃貸に含まれているため、初期費用を抑えることができます。またレンタルオフィス内での部屋の移転が可能であり、移転時の初期費用も削減することができます。一般的な賃貸オフィスのほとんどで発生する敷金もレンタルオフィスでは不要です。

各賃料に関しては立地やビルのグレード、サービス内容によって異なってきますので、考慮した上で検討をすすめると良いでしょう。
今回は具体的な価格例として、RJオフィスが管理する初台センタービルの料金モデルを載せておきます！ぜひ参考にしてみてください。


【初期費用】
保証金：2ヶ月分（税別賃料）
保証料：1ヶ月分（賃料＋共益費税込）
館内表示版作成：¥10,000
※借家賠償保険別途加入義務あり

【月額料金】
プランA　定員：1〜2名　賃料：70,000〜　共益費：14,000〜
プランB　定員：3〜4名　賃料：125,000〜　共益費：24,000〜
プランC　定員：5〜6名　賃料：165,000〜　共益費：33,000〜
プランD　定員：10〜15名　賃料：330,000〜　共益費：66,000〜
※その他電気料金は別途請求

参考：https://rj-office.co.jp/hatsudai/

レンタルオフィスと言っても様々な会社が運営しています。では、どのようなポイントを見て選定したら良いのでしょうか？

レンタルオフィスの選定ポイント

賃料に含まれている範囲は？

賃料に共益費が含まれているのかいないのか、必ず確認しましょう。またオプションとされる設備や法人登記に費用がかかるケースもありますので、事前に確認をしておきましょう。

オフィスの営業時間、サービスの稼働時間は？

24時間営業しているオフィスもあれば、時間指定のあるオフィスもあります。またオフィス自体は営業中の場合でも、フロントサービスや会議室など時間によっては使用できないサービスもあります。営業時間と同時に共用設備やサービスの稼働時間も確認しておきましょう。

セキュリティ体制は？

各個室に鍵がついていることはもちろんですが、常駐スタッフの有無や警備システム、防音がされているかなども選定ポイントとなります。また郵便物は直接個室に配送されるのか、またはフロント一括回収か。個人情報や機密情報を扱う場合には特に確認をしたほうが良いでしょう。


それでは、いざレンタルオフィスを契約したい！となった場合、何をしたらいいのでしょうか。契約締結までの流れを確認しておきましょう！

契約手順

初台センタービルの実際の契約手順を例にしてご紹介します！

初台センタービルの場合

①お問い合わせ

ホームページ内のお問い合わせフォームより必要事項を記入の上、お問い合わせください。

②内覧

実際にオフィスへ行き、設備やサービスの確認をします。
※契約には事前の内覧が必須です。

③申し込み

内覧時にお渡しする申込書用紙に必要事項を記載します。
※利用サービスによって申込書内容が異なります。

④書類審査

すべての必要書類が揃い次第、独自基準にて審査を実施します。
※審査基準は公表しておりません。

⑤契約

審査終了後、利用規約に同意いただきます。入居日確定次第、契約書を発行。契約金のお支払いの確認で契約締結となります。毎月のお支払いはクレジットカード決済です。

契約に先立っての必須条件が各レンタルオフィスによって異なってきますので、各管理会社に確認してみてください！