ビジネスチャットのメリットやマナー解説！無料ツールもご紹介！

「ビジネスチャットって具体的にどんなツールなんだろう？」
「導入することで、どんなメリットやデメリットがあるの？」
「活用するにあたってのマナーや選定ポイントがあれば知りたい」
こんな悩みを持つ方向けに、ビジネスチャットについてまとめています。

当記事では、ビジネスチャットの基本から、メールやSNSとの違い、メリット・デメリット、活用する際のマナー、選定ポイント、無料でも使えるビジネスチャット7選を解説しています。
ビジネスチャットを有効活用することで、業務効率化や生産性アップにつながりますので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、プライベート用のチャットではなく、ビジネス用に最適化されたチャットになります。
ビジネスチャットならではの機能が備わっており、業務効率化や生産性アップに貢献してくれます。
ビジネスチャットという名称ではありますが、WEB会議を簡単におこなえたり、タスク管理などでも活用できるため使い勝手の良さも魅力的です。
ウィズコロナにおいてはテレワークが普及したこともあり、遠方の社員や取引先と気軽にコミュニケーションが取れる、ビジネスチャットを導入する企業は増加しています。

ビジネスチャットとメールとの違い

ビジネスチャットとメールの違いですが、大きく分けて2つあります。
1つ目は「書式を気にしなくてもいい」ことです。
メールでは件名・文面・署名など、マナー上は一定の書式が存在し、これらを意識しないと失礼にあたる可能性があります。
その点、ビジネスチャットはメールのような書式は不要であり、最低限のマナーを意識しておけば書式はそこまで気にする必要はありません。
ビジネス用ながらも絵文字も使えるため、メールよりもフラットに使用することができます。
2つ目は「リアルタイムでやり取りが可能」という点です。
メールはチャットよりもリアルタイムのやり取りがしづらく、スピーディーにコミュニケーションをするのには適していません。
そのため、少しでもスピード感を求めるのであればチャットが有効です。

ビジネスチャットと社内SNSとの違い

ビジネスチャットと社内SNSの違いは「クローズドかどうか」という点です。
社内SNSは、社内の関係者が業務連絡や情報共有をおこなう目的で利用するツールであり、社内というクローズドな範囲で利用されます。
一方でビジネスチャットは、社内利用のみならず取引先なども利用することができ、社内と社外どちらも利用することができます。
社内SNSの機能を持ち合わせている上に、社外の方とも気軽でスピーディーにやり取りすることができます。

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットには、いくつかのメリットがありますので解説します。

スピーディーなコミュニケーションが可能

ビジネスチャット最大のメリットは「リアルタイムでコミュニケーションが取れる」という部分です。
チャットがメインであることからも、メールよりもリアルタイムでのやり取りが可能なため、タイムラグが起きにくいでしょう。
相手がログインして対応できるかどうかによるものの、迅速にタスクを完了させたいときにはビジネスチャットは役立ちます。

セキュリティの向上

個人的なSNSやチャットよりも、ビジネスチャットはセキュリティが高いのもメリットです。
利用する際のリスクは「乗っ取り」や「情報漏洩」です。個人的に使用するSNSでは「いつの間にかアカウントが乗っ取られていた」という事例はたくさんあります。
そのアカウントをビジネス用に利用していた場合を考えると、かなりリスクが高いと言えます。
さらに、ビジネスチャットでは権限を付与することができるため、参加できる人物やIPによる制限をかけることなどが可能です。
データを暗号化して情報漏洩を防ぐなど、ビジネスに特化したセキュリティ対策が施されています。

業務の効率化

ビジネスチャットには、チャット機能の他にも「ビデオ通話」「タスク管理」「データ共有」など、業務効率をアップさせるための機能が多く実装されています。
チャットがメインですから、やり取りの記録も残すことができるため、後ほど見直して部分的に確認することも簡単におこなえます。
さらに、プロジェクトごとに分けてやり取りすることができるため、自身が関わっている業務以外の情報に気を取られずに済むでしょう。

場所を選ばない

インターネット環境とPCやスマホなどのデバイスがあれば、どこでもログインしてやり取りすることができます。
ログイン時のIDやパスワードさえ分かれば、WEBやアプリからでも簡単にアクセスできるため、特定の場所でしか利用できないということがありません。
ただし、第三者のデバイスから利用する場合は、IDやパスワードなどの情報を残すのは大きなリスクなので、ログイン情報を履歴に残さないようにするなどの対策が必要です。
利便性が高い分、自身でもセキュリティ意識を高めることが大切です。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットには、デメリットもいくつかありますので解説します。

対面コミュニケーションの減少

ビジネスチャットは利便性の高さが魅力的ですが、一方でリアルの対面コミュニケーションが減少してしまう可能性があります。
チャットやビデオ通話などで情報共有や、必要なやり取りが完結できることも多いため、対面で会う頻度が少なくなりがちです。
スピーディーで便利ですが、対面でしか感じられないような緊張感などもアイデアを出すためには大切です。
ウィズコロナにおいては、密が避けられるためビジネスチャットは有効ですが、落ち着いてきたら対面でのコミュニケーションも取り入れていくといいでしょう。

通知の多さによる業務効率低下

リアルタイムでスピーディーなやり取りができるため、やり取りが多ければ通知や通知音で気が散ってしまい、業務に集中できないかもしれません。
自身が関係するプロジェクトでは通知をONにしておき、メンバーではあるけど緊急性のないプロジェクトに関してはOFFにしておくことをオススメします。
緊急性がなければ業務終了後に確認し、その時点で対応すべきことがあれば対応するというスタンスを意識すると、本来やるべき業務に集中することができます。

コストや手間が増加する可能性

ビジネスチャットは基本的に無料で利用できるものが多いですが、無料で利用できる範囲が限られています。
大人数で利用する場合や、有料限定の機能などを利用したい場合にはコストがかかることを理解しておきましょう。
さらに、ビジネスチャットを利用するにあたって、使い方をレクチャーしたりルールなどを作る作業も発生するため、環境構築には時間と手間がかかる可能性があります。
ただし、使いやすいビジネスチャットもあるので、ITに慣れていない方でも、それほど時間をかけずに使うことができるでしょう。

ビジネスチャットを利用する際のマナー

ビジネスチャットでは、意識したいマナーがありますので解説します。

返信は迅速に対応する

自身が関わっているプロジェクトにおいては、情報共有や何かしらの返信をする際には、できる限り迅速に対応しましょう。
ビジネスチャットのメリットは「スピーディーにコミュニケーションが取れる」という点です。
緊急性の高いプロジェクトでは通知をONにしておき、すぐに対応できるよう普段から意識しておきましょう。

送るタイミングを意識する

手軽にやり取りができるということは、時間に関係なくチャットなどを送れる環境ということです。
特に、業務時間外で状況を把握せずに送ってしまうと、相手によっては「失礼」だと思われてしまったり、都合が悪い状況ですぐに対応できない場合があります。
緊急性が高くないのであれば、相手の状況を考慮して業務時間内に送るようにしましょう。

長文を避けて結論から送る

メールのように決まった書式はありませんが、できる限りシンプルかつ分かりやすい内容で送るといいでしょう。
一般的には「結論」から先に書いておき、その後に解説などを入れておくと分かりやすくまとめられます。
ビジネス文章でも活用できるPREP法を意識するのもオススメです。
文章自体も長文ではなく、要点を抑えて送るとさらに見やすくなり、ビジネスチャットを有効活用できます。

情報漏洩に気をつける

これは相手というよりは自社に対するマナーになります。
社内だけではなく取引先とも連絡が可能なため、何らかの原因で社外秘や個人情報などを漏洩しないように意識しなければいけません。
メッセージ自体は削除できるものの、チャットであれば相手がすぐに見れる状況であれば情報漏洩してしまいます。
文章やデータなどを送る際には、重要な情報やデータと間違えていないかなど、しっかり確認した上で送るようにしてください。

返信先を分かるようにする

複数の方が関わっているプロジェクトでは、特定の誰かに返信先を設定しないと、誰に向けての返信なのか分かりづらくなることがあります。
人数が多いほど、やり取りも多くなるため、余計に確認しづらくなってしまうでしょう。
例えば、Slackというビジネスチャットでは「＠」と「ID」をメッセージに添えると、特定の相手に返信することができます。
こうした返信機能を活用することで、チャット内容が見やすくなるので活用しましょう。

プロフィールを設定しておく

ビジネスチャットには、自身の画像や名前、所属などを記載するプロフィール設定ができます。
リアルでも仲の良い方のみで連絡するのであれば、そこまで細かく設定しなくてもいいでしょう。
ですが、新規で入るメンバーが多い状況であれば、プロフィールで誰なのかを分かりやすくするために設定しておくのがベストです。

絵文字は返信相手で使い分ける

ビジネスチャットには、絵文字で返信できる機能があります。
返信に対してスピーディーに反応したり、文章で打つほどの返信ではない時や、感情を表現したい時に活用できます。
ただし、絵文字は相手によって使い分けるのがいいでしょう。
例えば、若年層であれば絵文字での返信を許容できる傾向にあるものの、年齢層が高くなるほど絵文字は許容できない傾向が高くなるようです。
ですから、返信相手によって絵文字の使い分けを意識してみましょう。

ビジネスチャットの選定ポイント

ビジネスチャットを選定する際のポイントを解説します。

利用料金

ビジネスチャットを検討する際に、コストがどの程度必要なのかをチェックしましょう。
規模が小さかったり、必要最低限の機能のみであれば、無料で利用することも可能です。
どのような規模や使い方をするかで導入に必要なコストが変化するので、事前に確認しておいてください。

機能

無料でも十分過ぎるほどの機能もあれば、有料でも必要のない機能もあります。
どちらの機能も一通り把握しておき、自社にとって何が必要なのかを見極めましょう。
機能の違いは料金にも反映されます。
さらに、必要な機能だけ追加できるかどうかという拡張性があるかも要チェックです。

使いやすさ

まずは無料版で一通りの使い方を覚えて、利用してみて使いやすいかどうかを判断してみましょう。
使いづらければ慣れるまでに時間と教育が、通常よりも必要になり業務効率が落ちてしまいます。
ITに慣れていない方でも、感覚的に使いやすいビジネスチャットを探してみましょう。

セキュリティ

ビジネスチャットは、自社だけではなく社外ともやり取りができるため、情報漏洩のリスクがないとは言い切れません。
ですから、情報漏洩リスクなどを考慮して、セキュリティ面で安心できるかを確認してください。

無料で使えるビジネスチャット7選

無料でも使えるオススメのビジネスチャットは、下記の7つです。

• ChatWork
• Slack
• Microsoft Teams
• LINE WORKS
• Discord
• Typetalk
• Workplace

基本的に小規模であれば、無料でも十分使えるビジネスチャットばかりです。
機能や料金などは異なりますので、気になるビジネスチャットをチェックしてみてください。

ビジネスチャットを有効活用しよう

ビジネスチャットは、ビジネス用に最適化された気軽に利用できるコミュニケーションツールです。
有効活用すれば、スピーディーなコミュニケーションを実現させ、作業効率や生産性をアップすることができます。
デメリットはあるものの、基本的にメリットのほうが大きいため、必要であれば導入を検討することをオススメします。
気軽に利用できますが、やはり最低限のマナーは意識しておくと、より有益な利用が可能になるでしょう。
無料でも十分過ぎるほど使えるビジネスチャットも多いので、ぜひ試してみてください。