サテライトオフィスのデメリットやポイント解説!導入事例もご紹介!filterサテライトオフィスのデメリットやポイント解説!導入事例もご紹介!

サテライトオフィスのデメリットやポイント解説!導入事例もご紹介!

「サテライトオフィスって、どんなオフィスなんだろ?今後、活用していこうと思っているから、具体的にメリットや事例などを知りたい」こんな悩みを持つ方向けに、サテライトオフィスについてまとめています。

当記事では、サテライトオフィスの基本的な部分から、種類やメリット・デメリット、導入ポイントや事例まで解説しています。サテライトオフィスは、Withコロナやアフターコロナでも通用する戦略ですから、ぜひ参考にしてみてください。

サテライトオフィスとは?

サテライトオフィスとは、本社となるメインオフィスから離れた場所に設置「簡易的なオフィス」のことです。支社と混同されがちですが、基本的には支社よりも規模が小さく、従業員の柔軟な働き方を支援するためのオフィスと言えます。サテライトとは「衛星」という意味があり、メインオフィスの周りに衛星のように配置することから、サテライトオフィスと呼ばれるようになりました。

サテライトオフィスが普及した背景

サテライトオフィス

サテライトオフィスの歴史は浅く、1980年代年に埼玉県の「志木サテライトオフィス」から始まったとされています。その後の働き方改革で、多様性のある働き方が求められるようになり、サテライトオフィスが普及し始めました。そして、2020年からWithコロナの影響により、一気に広がっていきました。小規模なオフィスにすることが多いため、密状態をできる限り抑えることができます。さらに、通常のオフィスよりもコストが抑えることも可能などのメリットがあり、現在では中小企業から大企業まで活用しています。

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスには、3つの種類があります。それぞれに特徴があるので解説します。

都市型

都市型は、地方に本社を持つ企業が業務効率化を目的として、都市部に設置することが多いサテライトオフィスです。例えば、都市部を担当する社員の場合、営業などで外回りをしたあとは、サテライトオフィスが設置されていなければ本社へと戻る必要があります。ですが、都市部に構えておくことで「本社へ戻る手間」が削減できるため、業務効率化につながるというわけです。また、地方の企業のみならず、都市部にメインオフィスがある企業でも、都市部にサテライトオフィスを設置することがあります。これは、メインオフィスが機能しなくなった時のリスク分散などにつながるため、支社とは違った目的で活用することも珍しくありません。

郊外型

郊外型は、メインオフィスが都市部にあり、都市部から離れた郊外に設置するサテライトオフィスです。郊外型の目的は、都市部にあるメインオフィスの郊外に住んでいる社員のために設置することが多いです。都市部では住むコストが高いため、コストの安い郊外に住んで都市部のメインオフィスへ通勤する社員がいます。ですが、郊外からの通勤時間は東京近郊で片道約50分ほどとなっており、さらに片道数時間をかけてメインオフィスに通う社員もいます。通勤は長時間になるほど、心身ともに疲労が溜まり本業にも支障が出やすくなります。また、通勤時間の削減によりプライベートでの時間も増えるため、生産性アップやモチベーション維持にもつながります。

地方型

地方型は、都市部にメインオフィスを構えている企業が、都市部以外の地方に設置するサテライトオフィスです。都市部の企業が、地方への事業拡大を狙って進出する際に設置するのが一般的です。コストを抑えながら地方進出ができる上に、国や地方自治体も支援しているため、事業拡大に有効な方法と言えます。さらに、地方へサテライトオフィスを設置することで、都市部の生活に疲れを感じ地方へ移住したい社員のライフワークバランスを保ち、生産性アップにもつながります。地方へ移住する社員が増えれば、地方の活性化にも貢献できます。その他、地方の優秀な人材を確保することで、雇用創出の効果も生まれます。

サテライトオフィスのメリット

サテライトオフィスには、様々なメリットがありますので解説します。

通勤時間やストレスの削減になる

本社から遠方の社員にとって、通勤時間や通勤中のストレスは本業への負担になります。特に、郊外から都市部への通勤時間は長くなりがちで、片道数時間かけて通勤する社員もいます。通勤だけで疲弊してしまい、本業の生産性が下がってしまう恐れがあります。ですから、通勤時間やストレスを緩和させるために、社員が通いやすいサテライトオフィスを設置することで、モチベーション維持や生産性アップが期待できます。

業務効率化が期待できる

社員の自宅からメインオフィスまでの距離が長いと、移動時間が増えてしまい効率的ではありません。こうした無駄を解消するために、営業拠点と社員の住居の近くにサテライトオフィスを設置することで、メインオフィスへ出社する移動時間が削減できます。特に、メインオフィスから営業拠点までの距離も長ければ、さらに移動時間が増加するでしょう。ですから、業務効率化を改善するのであれば、より移動時間が削減できるような場所にサテライトオフィスを設置するのがいいでしょう。

コスト削減につながる

サテライトオフィスは、小規模なオフィスで設置する場合が多く、大規模なオフィスを必要とすることは少ないでしょう。そのため、通常の支店や支社よりも小規模のオフィスで機能します。そこで検討したいのが、レンタルオフィスです。レンタルオフィスでは、1人用から数十人規模の部屋まで用意されており、通常の賃貸契約で借りるよりもコストを抑えることができます。さらに、アクセスしやすい好立地な場所であることが多く、通勤しやすい環境を作ることも可能です。

リスク(BCP)対策になる

BCPとは、事業継続計画のことです。企業が災害やシステムトラブルなどの、予期せぬリスクにさらされた時でも、リスクを最低限に抑えつつ事業を継続させられるよう対策する必要があります。この対策の一環として、サテライトオフィスは有効です。例えば、地震でメインオフィスが機能しなくなった場合、地方のなどのサテライトオフィスが機能していれば、事業継続や復旧の目処が立ちやすくなります。さらに、Withコロナにおいては、遠方社員の自宅近くにサテライトオフィスを設置することで、電車通勤時や社内の密状態を緩和させることも可能です。

人材採用の幅が広がる

サテライトオフィスを設置することで、遠方の通勤しづらい求職者にもアピールすることができます。郊外からでは通勤時間が長くなってしまう可能性があり、通勤がネックで入りたい会社への就職を断念する方もいます。その中には優秀な方がいるかもしれません。ですから、郊外などにもサテライトオフィスを設置することで、採用の幅が広がると言えるでしょう。会社にとって人材は資産ですから、そういった可能性を少しでも高められます。さらに、すでに解説したとおり、通勤時間の削減やストレス緩和にもつながるため、より人材採用時のアピールとなるでしょう。

地方の雇用や活性化に期待できる

地方型のサテライトオフィスは、国や地方自治体も「地方創生」を期待して支援しています。その背景には、東京一極集中ではなく「日本全体を活性化させる」という目的があるためです。地方にサテライトオフィスを設置することで、社員が移住することで地域経済に貢献することができます。さらに、地方で働きたい求職者の雇用を創出することも可能です。求職者や社員、企業にとってもメリットがあるため、大企業でも地方型のサテライトオフィスを活用している事例があります。

サテライトオフィスのデメリット

サテライトオフィスには、メリットだけではなくデメリットもありますので解説します。

コミュニケーションが取りづらくなる

サテライトオフィスは、メインオフィスから遠方にあるため、コミュニケーションが取りづらくなる不安があります。同じオフィス内であれば、円滑なコミュニケーションが可能ですが、距離が離れていることで相手の状況が把握しづらくなります。ですが、遠方とのコミュニケーションを容易におこなえる携帯電話を始め、オンライン会議ツールなどがあります。これらを活用すれば、メインオフィスと同等レベルのコミュニケーションを取ることが可能です。さらに、お互いのスケジュールを共有するなど、スムーズなやり取りができるように対策をしておくことも大切です。

セキュリティに不安がある

サテライトオフィスは簡易的なオフィスでも機能するため、コストが抑えられるレンタルオフィスを活用することがあります。コワーキングスペースなどの共用スペースでは、特に気を付ける必要があります。共用部分は仕切りがない場合が多く、会話なども簡単に聞こえてしまう環境です。自社以外にも多くの方が利用しているため、秘匿性の高い情報を扱う際には細心の注意が必要です。個室もありますが、防音対策がされていなければ音が漏れる可能性もあるため、事前に確認することが大切です。社員の管理能力次第で生産性が変化する
メインオフィスから離れた場所で勤務するため、社員の自主性や自己管理能力が問われます。多くの社員や上司に囲まれて仕事をするわけではないため、緊張感なども少なくなるでしょう。ですから、そんな環境でも自主的に動けて、自己管理ができる社員でなければ生産性が落ちてしまう可能性があります。サテライトオフィスに勤務する社員の基準を明確にし、基準を満たした社員を選定する必要も出てくるでしょう。その他、業務進行状況や勤怠管理がリアルタイムで分かるシステムの導入なども、活用していくことも大切です。

サテライトオフィスのポイント

サテライトオフィスを設置する際に、意識したいポイントを解説します。

サテライトオフィス

目的と経過を随時チェックする

サテライトオフィスを活用する際は、目的を明確にして効果をチェックしておきましょう。レンタルオフィスを活用すればコストは抑えられるものの、目的がブレたままでは思ったほどの効果が出ない可能性もあります。社員の通勤時間削減やストレス緩和による生産性アップ、地方の雇用拡大、地域活性化など目的が達成されているかの経過を、随時チェックしておきましょう。

円滑なコミュニケーション環境を整える

メインオフィスとの距離が離れる分、円滑なコミュニケーションが取りづらくなります。ですから、「Zoom」や「ChatWork」などのオンライン会議ツールを導入しましょう。大人数で会議する場合は有料プランへの加入をオススメしますが、普段から数人程度の少人数であれば無料プランでも会議やチャットなどは十分おこなえます。スケジュールを常に把握できるようクラウドで管理して共有するなど、円滑にコミュニケーションが取れる環境づくりは大切です。

セキュリティ対策を万全にする

サテライトオフィスに、レンタルオフィスの共用部分を活用する場合は、コストが安く抑えられる一方でセキュリティ面が不安です。そのため、防音対策が施されている完全個室を選択するといいでしょう。コワーキングスペースのような共用部では、外部の方との接触が多い上に声も聞こえます。さらに無料Wi-Fiも利用できるレンタルオフィスも多いですが、セキュリティ面で不安が残ります。PCやモバイル機器、ネット環境は自社でセキュリティ対策をしておきましょう。

サテライトオフィスの事例

サテライトオフィスを導入した企業の、事例を3つご紹介します。

株式会社プラットイーズ

デジタルコンテンツや映像メタデータ運用などの事業をおこなう株式会社プラットイーズでは、2013年から徳島にある築90年の古民家をリノベーションして、サテライトオフィスを設立しました。主な目的はBCP対策ですが、古民家をリノベーションすることに興味があったという理由もあります。実際にサテライトオフィスで仕事をすると、東京と変わらない環境が手に入ることに驚いたようです。さらに、社員がITツールを積極的に活用するようになったおかげで、業務効率化につながったとのことです。

株式会社アラタナ

ECサイト構築やWEBマーケティングなどのWEBサービス支援事業をおこなう株式会社アラタナでは、宮崎(本社)と東京(サテライトオフィス)の二地域就業を実施しています。クライアント800社のうち、本社の9割が東京というクライアントですが、業務上の不便さはなかったといいます。元々、WEBサービス支援をおこなっているため、ITツールを活用した業務に慣れていたためです。そして、宮崎と東京という二地域就業によって、都会と地方からの刺激を受けた社員により、社内が活性化したとのことです。

サテライトオフィスを活用して効率化つを目指そう

サテライトオフィス

サテライトオフィスは、メインオフィスから遠方に設置するオフィスです。その役割は、コスト削減、通勤による負担軽減、地方の雇用創出、地域活性化、優秀な人材確保、生産性向上、BCP対策など様々なメリットがあります。その一方で、管理やセキュリティなどの対策が必要になりますが、うまく活用することでメリットのほうが大きいでしょう。Withコロナでは、人数を分散するため有効な手段です。全ての業種に効果があるとは言い切れないものの、取り入れられる企業には検討する価値があります。この機会に、サテライトオフィスの導入を検討してみましょう。

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