【よく分かる】オフィス移転の手続きや流れ！業者の費用相場や活用方法もご紹介

「そろそろオフィスの移転を考えているけど、具体的にどういう流れで移転するのが効率的なのか知りたい。自分たちで手配することを考えているが、丸投げできる業者があれば費用などを見て検討したい」こんなお悩みをお持ちの方に、オフィス移転についてまとめてみました。

当記事では、オフィス移転の際におこなうことの流れや手続きの詳細とともに、すべてお任せできるオフィス移転業者の費用相場などまで解説しています。オフィス移転は期間も費用もかかるため、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転を決定する前におこなうこと

オフィス移転の目的がハッキリさせたら、移転に対しての準備や手続きをおこなっていきましょう。今回ご紹介する流れや手続きは一般的なものであり、状況によって順序が前後したり、内容を変更すべき部分があるかもしれません。臨機応変に対応していきましょう。

1.移転スケジュールを立てチームを作る

移転先に目処がついたら、実際に移転するまでのスケジュールを立てましょう。一般的には移転する半年前ほどから、スケジュールを考えていきます。特にオフィス移転が初めての場合には「何から手を付ければいいのか分からない」という状態になりがちです。

移転するまでに半年間あるとはいえ、やらなければいけない作業は多くあります。移転完了日から逆算していくことで、スケジュールは立てやすくなります。さらに、移転専門チームを立ち上げて、スムーズに移転が完了するような環境を作っておくことも必要です。多くの時間と労力が必要になるため、効率よくおこなっていきます。

2.現事務所の解約や原状回復を確認する

まずは現オフィスの賃貸契約書を確認しましょう。オフィスを退去する際に解約通知や、新オフィスへの入居時期を加味して解約をおこなう必要があります。解約通知は一般的に3ヶ月～半年前となっていることが多いため、すぐに退去できるわけではありません。ですから、この契約期間中にできることをしていきましょう。

退去通知にともなって、原状回復の必要があるのかも把握しておきます。現状をオーナーや管理会社に確認してもらい、必要な部分があれば詳細に打ち合わせしておきましょう。床、天井、壁、設備などの原状回復は、程度により範囲も費用も大きく異なります。思い込みだけで原状回復しても、オーナーや管理会社からすれば「望んでいた原状回復と違う」というトラブルになりかねません。ですから、何度もいいますが事前に原状回復の範囲を明確にしておき、費用がどれくらい必要なのかを把握しておきましょう。

3.移転先を検討する

次は移転先を決めていきます。事前に移転する目的をハッキリさせているはずですので、その目的に合った「立地」「広さ」「周辺環境」「家賃」「設備」「駐車場の有無」などをピックアップし、条件に合うオフィスを探しましょう。不動産会社などのサイトで条件に合うオフィスを探し、条件に合う物件が見つかれば内見しにいきましょう。

移転する目的にもよりますが、以前よりも移転先のオフィスが現オフィスよりもデメリットになる部分があっては意味がありません。ですから、内見時に目に見えない問題がないか自身の目で確認したり、不動産会社からの情報収集をしましょう。オフィス移転は時間も労力もかかりますが、企業ブランドのイメージにも関わります。オフィスは慎重に探していくべきです。

4.移転先のレイアウトを考える

新オフィスでは、どのようなオフィスレイアウトにするのかも考えましょう。これまで通りのレイアウトでも問題がなければ、そのレイアウトを基準に業務効率がアップするようにします。事前に現状の問題点を洗い出しているはずなので、その問題点を解決するために移転する場合には、改めて現状のレイアウトを見直す必要があります。

オフィス移転は、短期間で繰り返すものではないため、レイアウトを見直して問題解決するには良い機会です。ここで解決するようにしなければ、移転する意味がなくなり時間や費用を無駄にすることになりかねません。さらに、法的な問題も絡んでくることがあるため、専門家に相談するなどスムーズにおこなえるように対策もしておきましょう。

5.備品廃棄や必要な備品の選定や発注

新オフィスに移転するにあたり、現オフィスで使用している什器や備品で必要なものと、不要なものを選定していきます。移転する際には荷物が少ないほうが費用も少なくなります。「あまり使っていないけど、これは使うかも」という曖昧な物に関しては、思い切って断捨離することも必要です。

廃棄する什器や備品を選定したら、それに変わる物や新たに購入したほうが業務効率がアップする物をピックアップしておきましょう。そして、スケジュールを確認しながら、それらの物がオフィス移転完了までに用意できるか確認しましょう。状況によっては搬入が遅れる場合もありますので、早めに業者などと打ち合わせしてスムーズにおこなえるようにしておきます。

6.内装工事業者の選定や発注

新オフィスの電気工事や内装工事、インターネット回線工事など必要な内装工事をおこなう場合は、早めに業者の選定と発注をしておきます。特にインターネット回線は、3月の引っ越しシーズンなどの繁忙期は、開通までに時間が思いのほか伸びる場合があります。ですから、こうした部分も含めてスケジュールに記載しておき、余裕を持って発注することが肝心です。

さらに、業者選びに関しては、必ず相見積もりをするようにしてください。上記のようにどうしても業者の繁盛期に重なってしまう場合を除き、そうした時期をずらせれば費用も安く済ませられる可能性があります。他の業者との費用と比較することで、移転にかかるコストを削減することも可能なので、相見積もりも必ずおこなうようにしましょう。

7.移転業者の選定や費用相場

移転業者を選定するにあたって、重要なのは相見積もりです。上記でも触れましたが、必ず複数社に見積もりを出してもらいましょう。そして、こちらの予算や計画に合う業者を選定していきます。さらに、どこまで作業してくれるのかや、廃棄物は引き取ってくれるのかといった部分も確認しておきましょう。

費用に関しては、新オフィスへ搬入する物が多いほど費用がかさみます。費用相場に関しては状況次第であり、ピンポイントでいくらとはいえませんが、社員一人につき平均で3万円ほど、幅としては1～5万円程度と考えておけばいいでしょう。人数も少なく物が少なければ費用が少なくなりますし、社員が多く物が多ければ費用は多くなります。

8.社内や取引先への周知や準備

移転する段取りが形になってきたら、社内や取引先への周知をおこないましょう。従業員には説明会を開き、取引先にも移転の1ヶ月ほど前から周知をおこないます。さらに、必要書類やデータなどのバックアップ作業や、移転先住所が記載された名刺や封筒などの発注などの発注も済ませておきましょう。

慣れないうちは移転作業に追われてしまい、周知や社内整備といった準備が遅れてしまうと移転作業に支障が出る可能性があります。改めて移転計画を見直しつつ、必要な作業や発注をおこなったかチェックしていき、確実にこなしているか意識して作業を進めましょう。

9.移転準備を開始し移転する

移転する1ヶ月ほど前から、移転するための準備を本格的に始めます。移転完了までのスケジュールをチームや社員と共有し、それぞれ必要な部分を再確認していきます。そして、必要な物や廃棄する物、おこなうべきことのリストを作成して確実に作業を進めていきましょう。

移転当日までに梱包すべき物があれば梱包しておき、デスクや周辺環境の整理をおこないます。そして、ある程度の作業が片付いたら、移転当日に「誰が」「なにを」「どのように」するのかという役割分担も、決めておくとスムーズに移転作業をおこなうことができます。

10.旧オフィスと新オフィスの確認

新オフィスへの移転が完了したら、旧オフィスが事前の打ち合わせ通りに原状回復できているか確認しておきましょう。明け渡しの際には移転チームのリーダーが立ち会い、現状確認と必要な物が全て運び出されているのかなど、しっかり確認します。確認できて問題なければ、次は新オフィスの確認をします。

新オフィスでは、必要な備品や什器が搬入されているかどうか、レイアウトが計画通りになっているかどうか、内装工事に不備がないかなど、チームリーダーのもとで確認作業をおこないます。問題がなければ、メインの移転作業は完了になります。後は、移転後に必要な届出をおこなっていきます。

11.各方面への届出

移転後には、各方面へ各種届出をおこなう必要があります。この届出は、移転後数日以内に提出しなければいけないものもあるため、チェックリストを作成して一つ一つ確認しながらおこないましょう。具体的な書類と提出先は以下の通りです。

法務局

税務局

都道府県税事務所

社会保険事務所

労働基準監督署

公共職業安定所

消防署

警察署

郵便局

オフィス移転を業者に任せることも可能！費用相場は？

オフィス移転は時間と労力が必要なため、自社でおこなえない場合があります。そんなときはオフィス移転を始めから最後のサポートまで請け負ってくれる業者を探しましょう。探す際には、相見積もりで複数社の業者の見積もりを取ることを忘れずにおこないます。

費用相場ですが、状況次第で大きく変化するため、残念ながら正確な金額を公開している業者がほとんどいません。だからこそ先程も書いた相見積もりは重要です。そして、業者が「どこからどこまで作業してくれるのか」を、事前にしっかり確認しておきましょう。自社で行うよりも費用はかかりますが、社内資源は節約できるため状況に応じて検討してみましょう。

オフィス移転は計画通りにコツコツ進めよう

オフィス移転は、本当に時間と労力を使う大掛かりな作業です。事業規模が大きい企業ほど、それらは大きくなります。だからこそ、事前の計画と社内認知が必須であり、計画通りにコツコツ準備していくことが肝心です。そして、それぞれのフェーズにおいて確認作業も忘れずにおこない、業者の選定には相見積もりを活用しましょう。社内資源が足りない場合は、専門業者に依頼するのも一つの選択肢です。当記事で、オフィス移転に関して参考になって頂けたら幸いです。